La conformità del sito non riguarda i documenti in una serie di cartelle polverose che non hanno visto la luce dall'anno scorso per gli audit interni annuali. La conformità è vivere, respirare, crescere e cambiare costantemente.
In un'azienda in cui la struttura organizzativa non è progettata per supportare questo concetto di conformità vivente, può sembrare una gara in cui il traguardo continua a spostarsi sempre oltre la propria portata. Quindi, quando le sfide antincendio aumentano a causa dei requisiti normativi, degli standard di certificazione e persino delle tendenze dei consumatori, cosa si può fare per riprendere il controllo?
Si sveglia ora.
Questo whakataukī (proverbio) Māori significa letteralmente «la canoa su cui siamo tutti insieme». Se la canoa non viene canottata in squadra, gira in tondo. Se la canoa oscilla in modo precario, tutti potrebbero cadere. La conformità è la waka (canoa) e ci vogliono impegno e lavoro di squadra in tutta l'organizzazione, dal consiglio di amministrazione alla prima linea, per far sì che le cose vadano nella giusta direzione.
Nel modello organizzativo aziendale tradizionale, la conformità è combinata nel ruolo di controllo della qualità o dell'assicurazione presso o sotto il Front Line Management, il fondamento operativo della piramide aziendale. Si tratta di un approccio aziendale reattivo; gli scambi di conformità verso l'alto tra la struttura operativa e il livello tattico sono scarsi. Non vi è alcuna opportunità di scambio a livello strategico. In questa struttura, il waka gira in tondo. Viceversa, se la conformità è il sogno irrealizzabile a livello strategico, ma non vengono fornite risorse o supporto per la parte operativa dell'azienda, la situazione sta andando a rotoli e tutti ne risentiranno.
L'inversione del modello di business per attribuire la responsabilità della conformità alla struttura tattica dell'azienda prevede la comunicazione tra le tre strutture aziendali e consente il coordinamento e l'integrazione delle azioni al di sopra, al di sotto e all'interno dell'azienda. Consente un approccio procedurale e incorpora un ciclo di feedback nell'azienda in cui la conformità è parte integrante di tutti i risultati del progetto. Abbiamo un vero lavoro di squadra; i waka possono andare avanti!
Con il progredire del waka, i vantaggi di questo modello diventano più evidenti. Miglioramento e crescita del marchio, riduzione dei costi e dei rischi e, soprattutto, per vivere la consapevolezza della conformità, c'è un miglioramento del morale del personale. La conformità è di proprietà di tutti, con un conseguente approccio proattivo.
Quindi, ora che siete d'accordo con la legge sulla conformità, come potete contribuire a questo cambiamento nella vostra azienda per supportare una cultura attenta alla conformità?
Prima di tutto, istruisci te stesso. Nell'ambito della conformità, conosciamo bene le analisi delle lacune aziendali, ma hai fatto un'analisi delle lacune personali? Dove sei adesso? Dove vuoi essere? In che modo questo si collega al tuo ruolo attuale all'interno della tua organizzazione? Proprio come la waka della conformità, la tua waka personale non può andare avanti finché non ti impegni completamente. Ricerca e migliora le tue competenze laddove vedi le tue lacune personali.
La gestione del cambiamento è necessaria per promuovere un cambiamento nel modello di business; discutere di come l'azienda sia svantaggiata nella sua struttura attuale e dei risultati attesi di questa trasformazione è un ottimo punto di partenza. Esempi di guadagni finanziari tangibili o crescita del mercato in altre aziende che dimostrano una cultura della conformità positiva aiutano il livello strategico a vedere la direzione aziendale richiesta. Aiuta il livello tattico a fissare obiettivi e coordinare l'integrazione e aiuta le Operazioni a incorporarli nella gestione delle risorse. Quando l'azienda si impegna ad andare avanti, è necessario definire e concordare un piano di implementazione e quindi riesaminarlo con una mentalità di miglioramento continuo.
Avviare una conversazione per la gestione del cambiamento può essere difficile e le conversazioni coraggiose non sono facili. Preparati per la conversazione facendo le tue ricerche. Incoraggia la struttura della conversazione chiedendo la data e l'ora della riunione. Gestisci la tua energia emotiva e mantieni la calma. Inquadra chiaramente le tue preoccupazioni e ricambia con un ascolto attivo. Riformula ciò che hai sentito per garantire la comprensione. Impegnati a creare insieme una soluzione attraverso ulteriori discussioni o definendo i passaggi successivi.
La comunicazione è la chiave per la conformità, che si tratti di una conversazione coraggiosa, dell'implementazione della gestione delle modifiche o della manutenzione quotidiana del sistema. Per saperne di più su come utilizzare la comunicazione per creare una cultura consapevole della conformità, ti incoraggio a partecipare al laboratorio di apprendimento sugli stili di comunicazione alla Conferenza internazionale SQF 2019 a San Antonio, Texas. Tratteremo i tuoi stili di comunicazione personali e ti forniremo gli strumenti per aiutare il tuo team a identificare i propri. Parleremo di come questi stili possono completarsi a vicenda e di come risolvere i conflitti tra gli stili di comunicazione. State tranquilli, discuteremo di come possiamo utilizzarlo per far progredire la nostra conformità!
Ci vediamo a novembre; he waka eke noa!
Di Betty Murie
Responsabile della conformità globale
Wedderspoon Biologico
Betty@wedderspoon.com
