Nell'industria alimentare, mantenere il sito ben curato e organizzato è fondamentale. Tuttavia, una struttura ben gestita può ancora essere vittima di una cattiva gestione di documenti e registri. L'istituzione di un sistema documentato di gestione della sicurezza alimentare può contribuire a ridurre la confusione sul posto di lavoro attraverso procedure e politiche più accurate e accessibili e identificare le opportunità per migliorare i controlli della sicurezza alimentare.
Che cos'è il controllo dei documenti?
Il controllo dei documenti si riferisce al gruppo di pratiche che garantiscono che i documenti vengano creati, archiviati, revisionati, distribuiti ed eliminati in modo organizzato e verificabile.
La sezione 2.2 della Parte A del Codice SQF, edizione 9, si concentra sull'implementazione e il mantenimento del Codice di sicurezza alimentare SQF. La Sezione illustra i metodi e le procedure che il sito deve utilizzare per soddisfare i requisiti del Codice di sicurezza alimentare SQF nella documentazione elettronica e/o cartacea. La sezione 2.2.12 delinea i piani di sicurezza alimentare e le buone pratiche di fabbricazione. Il sito deve implementare un processo mediante il quale rivede e aggiorna i piani di sicurezza alimentare e altri aspetti del sistema SQF; eventuali modifiche devono essere convalidate o giustificate e quindi documentate e comunicate.
L'importanza della documentazione e dell'organizzazione dei registri
Non è sufficiente avere personale che conosca il sistema di gestione della sicurezza alimentare; è necessario documentare fisicamente molti aspetti per garantire un'implementazione coerente e verificarne l'efficacia.
I documenti e le registrazioni chiave includono:
- Manuali sulla sicurezza alimentare
- Politiche e procedure
- Registri di monitoraggio
- Studi di validazione
- Registri di verifica
- Documenti di formazione
- Moduli di rilascio del prodotto
La conservazione di questi documenti e registri è importante, ma gestirli in modo organizzato è fondamentale: questo è il fulcro del programma di controllo e registrazione dei documenti. Sia che conserviate i file elettronicamente o tramite archiviazione fisica, dovete garantire l'attualità e l'accuratezza della documentazione e assicurarvi che sia accessibile al personale competente quando necessario.
Conservazione di dati e informazioni importanti
Il programma di controllo dei documenti è responsabile del controllo della documentazione critica del sistema di sicurezza alimentare e della conservazione dei dati del programma per contribuire a migliorare i processi e garantire un'implementazione coerente. Queste procedure consentiranno ai siti di documentare e accedere a dati e informazioni preziosi.
Questi dati consentono alle organizzazioni di prendere decisioni valide sulla base di fatti, tendenze e statistiche. I siti possono anche utilizzare questi dati per migliorare i processi, identificare opportunità di risparmio sui costi, trovare nuovi mercati, creare nuovi prodotti e identificare le fonti di fallimento.
Mantenimento di un processo di documentazione
Un sistema di gestione di documenti e record non è qualcosa che si crea e si dimentica. Il mantenimento di un efficace sistema di gestione della sicurezza alimentare richiede un'attenzione costante alla documentazione che lo supporta. Assicurati che il tuo programma definisca come i documenti e i registri verranno mantenuti aggiornati e includa il modo in cui il tuo sito verrà informato di eventuali aggiornamenti degli standard di settore e delle informazioni normative.
Il programma SQF per il controllo e la registrazione dei documenti
I documenti e le registrazioni non solo mantengono il sito conforme, ma aiutano anche a sostenere la cultura della sicurezza alimentare.
La nuova SQF Risk Management Collection è stata creata da SQF e progettata per team interfunzionali, non solo per i professionisti SQF, e include sette corsi sulle aree più critiche della gestione del rischio, tra cui il controllo dei documenti e le registrazioni.
La nostra nuova collezione SQF Food Safety Risk Management è disponibile all'acquisto per 899 dollari. Il programma SQF Document Control and Records è disponibile per 189 dollari.
Il programma SQF Document Control and Records vi aiuterà a capire con precisione cosa deve essere documentato, perché il controllo dei documenti è fondamentale e come gestire in modo adeguato i documenti e le registrazioni importanti per trasformare la vostra cultura della sicurezza alimentare da buona a ottima.
