Foglio di Punta 20 - Gestione delle crisi

Il momento migliore per prepararsi a una crisi è quando non ce n'è una. Un piano di gestione delle crisi prescrive azioni che verranno intraprese a causa di guasti esterni, ambientali, climatici, delle apparecchiature o altro potenziali minacce aziendali che influiranno sulla capacità del sito di fornire ai propri clienti soluzioni sicure prodotti. Queste minacce, a seconda del prodotto, della posizione e di altri fattori del sito, possono includere incendi, inondazioni, interruzioni di corrente, danni causati da tempeste, atti di terrorismo, ecc.

Obiettivi di apprendimento

• Descrivi le fasi per lo sviluppo di un piano di gestione delle crisi
• Identifica chi dovrebbe far parte di un team di crisi
• Definire le responsabilità del team di comunicazione in caso di crisi
• Effettuare un test del piano di gestione delle crisi

Elementi del Codice applicabili

• 2.1.5 Pianificazione della gestione delle crisi

Termini chiave

Gestione delle crisi

Il processo mediante il quale un sito gestisce un evento, come un'alluvione, un incendio, ecc., che ha effetti negativi influisce sulla capacità del sito di fornire continuità di fornitura di cibo sicuro e di qualità e richiede il attuazione di un piano di gestione delle crisi.

Fasi del processo

1. Istituire il team di gestione delle crisi
   1. La squadra dovrebbe essere a tutto tondo e composta da dirigenti senior responsabili di prendere decisioni aziendali e altri membri del team necessari come il il team legale del sito, i responsabili della sicurezza alimentare, degli acquisti, del marketing, e/o vendite. A seconda della struttura dell'organizzazione o della crisi, la crisi il team può essere composto da membri esterni quali rappresentanza legale, sicurezza alimentare esperti, epidemiologi, consulenti, ecc.
   2. Il team dovrebbe avere ruoli e responsabilità definiti. Ciò include l'interno ed eventuali membri esterni del team di crisi.
   3. Formazione deve essere condotta per tutti i membri del team per garantire che comprendano i loro ruoli e le loro responsabilità in caso di crisi.
   4. Un elenco di contatti per gli avvisi di crisi che include i membri del team interno di crisi e soggetti esterni come clienti, enti normativi, legali o altri soggetti esterni appaltatori che possono essere utilizzati per consigliare il team di crisi.
2. Crea il piano
   1. Sviluppa piani d'azione basati sulle minacce che potrebbero verificarsi al sito. Inondazioni, tornado, incendi sono tutti esempi.
   2. Il piano dovrebbe documentare:
      1. Il processo che il sito intraprenderà per affrontare la minaccia immediata e controllare la crisi. Ad esempio, se la mancanza di acqua potabile potrebbe essere un problema, quindi il sito potrebbe dover pianificare in anticipo per determinare una fonte per acqua potabile durante una crisi.
      2. I controlli dettagliati che il sito implementerà per garantire che la sicurezza alimentare non sia compromesso e se l'integrità di qualsiasi prodotto è compromessa, come il prodotto sarà isolato, controllato e non sarà immesso sul mercato.
      3. I criteri per stabilire quando verranno implementati i controlli (ad esempio, il numero di ore senza alimentazione, aumento della temperatura del prodotto prima di passare all'alternativa luoghi di archiviazione, ecc.) e come verranno monitorati i criteri durante il condizione di minaccia aziendale.
      4. I criteri per la revisione e la disposizione del prodotto per determinare cosa è recuperabile, recuperabile e ciò che deve essere distrutto.
      5. I metodi per il recupero, il salvataggio e la distruzione del prodotto.
      6. Dettagli del piano di comunicazione in caso di crisi:
         1. Individua un portavoce e indirizza tutte le richieste esterne a quello persona. Le parti interessate esterne includono normative, stampa, rivenditori, ecc.
         2. Basate tutte le comunicazioni sui fatti.
         3. Determinare le informazioni necessarie per comunicare e metodi di comunicazione agli stakeholder esterni.
         4. Siate cauti ma non mettetevi sulla difensiva nella comunicazione.
         5. Istruire i dipendenti sulla natura della crisi e fornire loro istruzioni relative alle loro responsabilità e doveri. Dipendenti dovrebbe essere incaricato di indirizzare tutte le richieste esterne alla persona responsabile del team di comunicazione.
3. Verifica il piano
   1. Tutti gli elementi del piano di gestione delle crisi devono essere testati almeno una volta all'anno. A seconda della frequenza nota o della gravità del rischio, il piano può essere testato più volte spesso.
      1. Ad esempio, se il sito si trova in un'area ad alta minaccia di tornado, il piano può essere testato prima di ogni stagione.
   2. Inizia con un incidente simulato, ad esempio un'interruzione di corrente, e segui il piano così come sviluppato. Includi il prodotto che potrebbe essere interessato da questo finto incidente.
   3. Assicurati di testare tutti gli elementi, incluso il modo in cui il prodotto è stato monitorato e le azioni presa in base ai risultati del monitoraggio, alle decisioni finali e alla disposizione del prodotto.
   4. Questo è un buon momento per controllare le informazioni di contatto delle parti interessate interne ed esterne nell'elenco dei contatti per gli avvisi di crisi.
      1. Fai attenzione quando contatti il tuo gruppo di stakeholder, in particolare i clienti la verifica del piano viene spesso confusa con una crisi vera e propria. Durante questo esercizio fisico, stai solo confermando le informazioni di contatto.
   5. Includi le azioni del team di comunicazione, ad esempio le modalità interne ed esterne le parti interessate sarebbero informate, simulerebbero un comunicato stampa, ecc.
   6. È estremamente importante che durante tutto questo processo la comunicazione sia chiara. che questo è un esercizio simulato.
4. Modifica e aggiorna secondo necessità
   1. Le aree all'interno del piano che sono state identificate come non conformi al piano dichiarato sono: essere aggiornato se necessario.
      1. Identifica l'area all'interno del piano che non è stata rispettata
      2. Determina perché il piano non è andato come indicato
      3. Creare un piano per modificare o adeguare il piano
      4. Includi un follow-up come la riqualificazione, la modifica del piano, ecc.
   2. È meglio documentare questi follow-up per identificare tendenze e azioni.

Risorse pertinenti

• Food Marketing Institute - Manuale di comunicazione in caso di crisi
  https://www.fmi.org/industry-topics/crisis-continuity
• FDA - Difesa alimentare e risposta alle emergenze per la vendita al dettaglio di prodotti alimentari
  https://www.fda.gov/food/guidanceregulation/retailfoodprotection/fooddefenseemergencyre sponseretail/default.htm
• Chapman, Ph.D., Benjamin, Audrey Kreske, Ph.D., e Doug Powell, Ph.D. «Crisi Gestione: come gestire gli eventi epidemici» Rivista sulla sicurezza alimentare. giugno/luglio 2012.
  https://www.foodsafetymagazine.com/magazine-archive1/junejuly-2012/crisis-managementhow-to-handle-outbreak-events/. Accesso effettuato il 16 agosto 2018.
• Loria, Keith. «Come preparare una risposta rapida a una crisi di sicurezza alimentare. » Qualità e sicurezza alimentare. 11 febbraio 2018.
  https://www.foodqualityandsafety.com/article/prepare-quick-responsefood-safety-crisis/. Accesso effettuato il 16 agosto 2018.