Foglio di Punta 09 - Controllo dei documenti e registrazioni

Il manuale, i documenti e le registrazioni sulla sicurezza alimentare sono la prova fisica del sistema SQF del sito. Il manuale di sicurezza alimentare include le procedure scritte del sito, i programmi di prerequisiti e qualsiasi altro documenti che supportano o forniscono prove dello sviluppo, dell'implementazione, della manutenzione e controllo del sistema SQF.

I documenti includono politiche, procedure e moduli che devono essere controllati in modo da essere sempre aggiornati e attuali. Le registrazioni sono la prova dell'esecuzione del piano di sicurezza alimentare e includere dati quali registri di monitoraggio, certificati di analisi e registrazioni di calibrazione; questi devono essere attuali, facilmente accessibili al personale, archiviati in modo sicuro, ma facilmente recuperabili quando necessario.

Obiettivi di apprendimento

• Documentare e conservare un manuale sulla sicurezza alimentare
• Preparare e controllare i documenti
• Conservazione e archiviazione dei record

Elementi del Codice applicabili

• 2.2.1
• 2.2.2
• 2.2.3

Termini chiave

Manuale sulla sicurezza alimentare

Procedure scritte, programmi prerequisiti e qualsiasi altro documento che supporti o fornisce prove dello sviluppo, dell'implementazione, della manutenzione e del controllo del sito Sistema SQF

Controllo dei documenti

Il modo in cui i documenti vengono sviluppati, mantenuti, distribuiti e/o utilizzati.

Record

Documenti che forniscono evidenza dei risultati raggiunti o delle attività svolte.

Registrare

Una lista ufficiale.

Fasi del processo

1. Il manuale sulla sicurezza alimentare
   1. Non esiste un formato prescritto per il manuale; il formato è determinato dal sito.
      1. Può essere suddiviso in un manuale politico separato, un manuale sulla sicurezza alimentare, ecc. oppure combinati in un unico manuale. Può essere integrato con altri sistemi operativi procedure o contenute in un manuale SQF separato: la scelta dipende da ciò che meglio si adatta all'attività del sito.
   2. L'obiettivo principale è garantire che il manuale sia conforme ai requisiti pertinenti del Codice SQF Fundamentals e sia facilmente utilizzabile dal personale presente nel sito. Deve quindi essere breve, conciso e disponibile in una forma e in una lingua che soddisfino le esigenze di accesso, la lingua e i livelli di alfabetizzazione del personale operativo.
      1. Può risiedere in formato cartaceo o elettronico.
2. Controllo dei documenti
   1. Tutti i documenti del sistema di gestione (ad es. politiche, procedure, specifiche, cibo piani di sicurezza, istruzioni di lavoro) e qualsiasi altro documento di riferimento operativo (ad es. regolamenti, requisiti del cliente, istruzioni dell'attrezzatura, ecc.), devono essere controllati per assicurarne la valuta e la pertinenza.
      1. Ciò include modelli per i record utilizzati per segnalare la calibrazione, risultati del monitoraggio, dell'ispezione e della verifica.
   2. I documenti possono essere cartacei, archiviati elettronicamente o una combinazione di entrambi. Tuttavia la copia attuale dei documenti pertinenti deve essere disponibile per i dipendenti che ho bisogno di usarli.
   3. Un elenco (noto anche come registro) dei documenti e delle eventuali modifiche ai documenti deve essere mantenuto per identificare i documenti attualmente in uso.
3. Record
   1. I record raccolgono e conservano le informazioni sulle operazioni di elaborazione registrate su formulari, che devono essere chiari, concisi, leggibili e accurati.
   2. I record devono essere conservati in modo da non essere danneggiati in modo che possano essere recuperati per scopi di indagine. L'archiviazione può essere elettronica o cartacea.
   3. Le registrazioni devono essere adeguatamente autorizzate e devono essere archiviate come richiesto dal sito, cliente o legislazione.
   4. I record elettronici sono accettabili. Il sito deve disporre dei mezzi per la gestione sicurezza elettronica dei registri, firme elettroniche di monitor e revisori e i mezzi per la revisione elettronica.
   5. Nei record cartacei, se si verificano errori, una riga attraverso una registrazione imprecisa, con La registrazione e le iniziali accurate del monitor sono utilizzate più spesso nel settore.
   6. Il Codice SQF non prescrive la durata della conservazione dei record. Invece, è possono essere prescritti dalla legislazione, dai requisiti del cliente o dalla copertura assicurativa. Oltre a questi requisiti, la regola generale è quella di conservare i registri per il durata di conservazione commerciale del prodotto (ossia il tempo massimo prima del consumo). Tuttavia, per i prodotti a breve durata di conservazione, il sito deve conservare i record almeno dopo la successiva verifica di ricertificazione.

Risorse pertinenti

• Skipper, Stephanie L. Come stabilire un sistema di controllo dei documenti per la conformità alla norma ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 e requisiti FDA Una guida completa alla progettazione un sistema di controllo dei documenti basato sui processi ASQ Quality Press, 2015
• Società americana per la qualità
  • http://asq.org/