食品業界では、サイト維持管理と整理が不可欠です。しかし、適切に管理された施設でも、文書や記録の管理が不十分であることの犠牲になる可能性があります。文書化された食品安全管理システムを確立することで、より正確でわかりやすい手順や方針を通じて職場の混乱を減らし、食品安全管理を改善する機会を特定することができます。
文書管理とは
文書管理とは、文書が整理され、検証可能な方法で作成、保存、レビュー、配布、廃棄されることを保証する一連の慣行を指します。
SQFコードのパートAのSQFコード第9版セクション2.2は、SQF食品安全コード実施と維持に重点を置いています。このセクションでは、SQF食品安全コード要件を満たすためにサイトが使用する必要のある方法と手順を電子文書またはハードコピー文書で概説しています。セクション2.2.12では、食品安全計画と適正製造基準の概要を説明しています。サイトは、食品安全計画およびSQFシステムのその他の側面を見直し、更新するプロセスを実施する必要があります。変更はすべて検証または正当化され、文書化および伝達されなければなりません。
文書化と記録整理の重要性
食品安全管理システムを理解しているスタッフがいるだけでは十分ではありません。一貫した実施を確保し、その有効性を検証する手段として、多くの側面を物理的に文書化する必要があります。
主な文書と記録には以下が含まれます。
- 食品安全マニュアル
- ポリシーと手順
- 監視ログ
- 検証研究
- 検証記録
- トレーニング記録
- 製品リリースフォーム
これらの文書や記録を保存することは重要ですが、整理された方法で管理することが最も重要です。これは、文書管理および記録プログラムの中核です。ファイルを電子的に保管するか、物理的に保管するかにかかわらず、文書の最新性と正確性を確認し、必要に応じて関係者がアクセスできるようにする必要があります。
貴重なデータと情報の保存
文書管理プログラムは、重要な食品安全システムの文書を管理し、プログラムデータを保持して、プロセスの改善と一貫した実施の確保に役立ちます。これらの手順により、サイトは貴重なデータや情報を文書化してアクセスできるようになります。
このデータにより、組織は事実、傾向、統計に基づいて適切な意思決定を行うことができます。サイトはこのデータを使用して、プロセスの改善、コスト削減の機会の特定、新しい市場の開拓、新製品の開発、障害の原因の特定を行うこともできます。
文書化プロセスの維持
文書と記録の管理システムは、作成して忘れてしまうようなものではありません。効果的な食品安全管理システムを維持するには、それを裏付ける文書に継続的に注意を払う必要があります。文書や記録を最新の状態に保つ方法をプログラムに定義し、業界標準や規制情報の更新をサイト知らせる方法を含めてください。
SQF文書管理および記録プログラム
文書と記録は、サイト準拠した維持するだけでなく、食品安全文化をサポートするのにも役立ちます。
新しいSQFリスク管理コレクションは、SQFによって作成され、SQFの実務者だけでなく、部門横断的なチーム向けに設計されています。文書管理や記録など、リスク管理の最も重要な分野に関する7つのコースが含まれています。
当社の新しいSQF食品安全リスク管理コレクションは、899ドルで購入できます。SQF文書管理記録プログラムは189ドルでご利用いただけます。
SQF文書管理記録プログラムは、何を文書化する必要があるのか、なぜ文書管理が不可欠なのか、重要な文書や記録を適切に管理して食品安全文化を良いものから素晴らしいものに変える方法を正確に学ぶのに役立ちます。
