ヒントシート09-文書管理と記録

食品安全マニュアル、文書、記録は、サイト SQFシステムの物理的証拠です。 食品安全マニュアルには、サイト書面による手順、前提条件となるプログラム、およびその他の内容が含まれています 開発、実装、保守の裏付けまたは証拠を提供する文書 SQFシステムの管理

文書には、管理が必要なポリシー、手順、およびフォームが含まれます 最新かつ最新の状態になるように。記録は食品安全計画の実行の証拠であり、 監視ログ、分析証明書、校正記録などを含めてください。これらは次のものでなければなりません 最新の状態で、スタッフが簡単にアクセスでき、安全に保管されていますが、必要に応じて簡単に取り出すことができます。

学習目標

• 食品安全マニュアルの文書化と管理
• 文書の準備と管理
• 記録の維持と店

該当するコード要素

• 2.2.1
• 2.2.2
• 2.2.3

主な用語

食品安全マニュアル

書面による手続き、前提となるプログラム、およびまたはそれをサポートするその他の文書 サイト開発、実装、保守、管理の証拠を提供します SQF システム

ドキュメントコントロール

文書を開発、管理、配布、および/または使用する方法。

レコード

達成された結果または実行された活動の証拠を提供する文書。

登録

公式リスト。

プロセスステップ

1. 食品安全マニュアル
   1. マニュアルには決まったフォーマットはありません。フォーマットはサイトによって決定されます。
      1. 別のポリシーマニュアル、食品安全マニュアルなどに分けることができます。 1つのマニュアルにまとめました。他の運用と統合できます 手順、または別のSQFマニュアルに記載-選択は以下によって異なります サイトビジネスに最適なもの
   2. 主な目的は、マニュアルがSQF基本コードの関連要件に準拠し、現場にいるスタッフが簡単に使用できるようにすることです。したがって、簡潔かつ簡潔で、運営スタッフのアクセスニーズ、言語、識字レベルを満たす形式と言語で提供する必要があります。
      1. 紙でも電子形式でもかまいません。
2. ドキュメントコントロール
   1. すべての管理システム文書（ポリシー、手順、仕様、食品など） 安全計画、作業指示書）、およびその他の運用参考文書（例： 規制、顧客の要件、機器の指示など）、 最新性と関連性を確保するように管理されています。
      1. これには、キャリブレーションのレポートに使用されるレコードのテンプレートが含まれます。 監視、検査、審査結果
   2. 文書は紙ベースのものでも、電子的に保存されたものでも、両方を組み合わせたものでもかまいません。しかしながら 以下の従業員は、関連書類の最新のコピーを入手できる必要があります。 それらを使う必要があります。
   3. 文書のリスト (登録簿とも呼ばれる) および文書の修正事項 現在使用中の文書を識別できるように保守する必要があります。
3. レコード
   1. 記録には、記録された処理操作に関する情報が収集され、保持されます。 フォームは、明確で、簡潔で、読みやすく、正確でなければなりません。
   2. 記録は、破損しないように保管し、取り出せるようにする必要があります。 調査目的。ストレージは電子ベースでも紙ベースでもかまいません。
   3. 記録は適切に承認され、サイト要求に応じて保存する必要があります。 顧客または法律。
   4. 電子記録でも問題ありません。サイトには管理手段が必要です 記録の電子セキュリティ、モニターとレビュー担当者の電子署名、 電子審査の手段。
   5. 紙ベースの記録では、エラーが発生した場合、不正確な記録に1行目を通し、 モニターの正確な記録とイニシャルは、業界で最もよく使用されています。
   6. SQFコードには、記録の保存期間が規定されていません。代わりに、それは 法律、顧客要件、または保険適用範囲によって規定される場合があります。 これらの要件とは別に、一般的なルールとしては、次のような記録を保持することです。 製品の商業的賞味期限（つまり、消費までの最大期間）。 ただし、賞味期限が短い製品の場合は、最低でも次回の再認証審査以降も記録を保持する必要があります。

関連リソース

• スキッパー、ステファニー・L. ISOに準拠するための文書管理システムを確立する方法 9001:2015、ISO 13485:2016、および FDA の要件：設計の総合ガイド プロセスベースの文書管理システム ASQ クオリティプレス、2015
• 米国品質協会
  • http://asq.org/