El cumplimiento del sitio no se trata de documentos en un conjunto de carpetas polvorientas que no han visto la luz del día desde el año pasado para las auditorías internas anuales. El cumplimiento es vivir, respirar, crecer y cambiar constantemente.
En un negocio donde la estructura organizacional no está diseñada para apoyar este concepto de cumplimiento vivo, puede sentirse como una carrera donde la línea de meta sigue avanzando más allá de tu alcance. Entonces, cuando los desafíos de extinción de incendios aumentan a partir de los requisitos reglamentarios, los estándares de certificación e incluso de las tendencias de consumo, ¿qué se puede hacer para recuperar el control?
Él waka eke noa.
Este whakataukī (proverbio) maorí significa literalmente “la canoa en la que estamos todos juntos”. Si la canoa no se está remando en equipo, va en círculos. Si la canoa se balancea precariamente, todos podrían caerse. El cumplimiento es el waka (canoa), y requiere esfuerzo y trabajo en equipo en toda la organización, desde la junta hasta la primera línea para que las cosas sigan en la dirección correcta.
En el modelo organizacional de negocios tradicional, el cumplimiento se combina en el rol de Control de Calidad o Aseguramiento en o por debajo de Front Line Management; la base operativa de la pirámide empresarial. Este es un enfoque de negocio reactivo; hay poco intercambio de cumplimiento ascendente que se produce entre la estructura Operativa y el nivel Táctico. No hay oportunidad de intercambio a nivel Estratégico. En esta estructura, el waka va en círculos. Por el contrario, si el cumplimiento es la quimera en el nivel Estratégico, pero no se proporciona ningún recurso o apoyo para la parte Operativa del negocio, el waka está rockeando; todos se caerán.
Voltear el modelo de negocio para tener responsabilidad de cumplimiento en la estructura táctica del negocio proporciona la comunicación a través de las tres estructuras del negocio; y permite la articulación e integración de acciones arriba, abajo y en todo el negocio. Permite un enfoque procedimental e incorpora un bucle de retroalimentación en el negocio donde el cumplimiento es una parte integral de todos los resultados del proyecto. Tenemos un verdadero trabajo en equipo ocurriendo; ¡el waka puede seguir adelante!
Con el waka avanzando, los beneficios se vuelven más obvios para este modelo. Mejora y crecimiento de la marca, reducción de costos y riesgos, y lo más importante para vivir la conciencia del cumplimiento, se mejora la moral del personal. El cumplimiento es propiedad de todos, con un enfoque proactivo resultante.
Entonces, ahora que estás a bordo del waka de cumplimiento, ¿cómo ayudas a hacer este cambio en tu negocio para apoyar una cultura consciente del cumplimiento?
Primero y ante todo; educarse. En el espacio de cumplimiento, estamos familiarizados con hacer análisis de brechas de negocios, pero ¿ha hecho un análisis de brecha personal? ¿Dónde estás ahora? ¿Dónde quieres estar? ¿Cómo se relaciona esto con su rol actual dentro de su organización? Al igual que el waka de cumplimiento, su waka personal no puede avanzar hasta que se comprometa por completo. Investigación y upskill donde veas tus brechas personales.
La gestión del cambio es necesaria para impulsar un cambio en el modelo de negocio; discutir cómo el negocio está en desventaja en su estructura actual y los resultados esperados de esta transformación es un gran lugar para comenzar. Ejemplos de ganancias financieras tangibles o crecimiento del mercado en otros negocios que demuestran una cultura de cumplimiento positiva ayudan al nivel Estratégico a ver la dirección de negocio requerida. Ayuda a que el nivel táctico establezca metas y coordice la integración, y ayuda a Operaciones a incorporar esto en su gestión de recursos. Cuando el negocio está comprometido con el avance del waka, es necesario establecer y acordar un plan de implementación, y luego revisarlo con una mentalidad de mejora continua.
Iniciar la conversación para la gestión del cambio puede ser difícil, y las conversaciones valientes no son fáciles. Prepárese para la conversación haciendo su investigación. Fomentar la estructura en la conversación pidiendo una fecha y hora de reunión. Gestiona tu propia energía emocional y mantén la calma. Enmarque claramente sus preocupaciones y reciproque con la escucha activa. Reencuadre lo que ha escuchado para asegurar la comprensión. Comprométete a crear una solución juntos a través de una mayor discusión o estableciendo los siguientes pasos.
La comunicación es la clave del cumplimiento; ya sea a través de una conversación valiente, la implementación de la administración de cambios o el mantenimiento diario del sistema. Para aprender más sobre cómo usar la comunicación para crear una cultura consciente del cumplimiento, te animo a que asistas al laboratorio de aprendizaje de Estilos de Comunicación en la Conferencia Internacional SQF 2019 en San Antonio, Texas. Cubriremos tus estilos de comunicación personales y te daremos las herramientas para ayudar a tu equipo a identificar los suyos. Hablaremos de cómo estos estilos pueden complementarse entre sí, y cómo trabajar a través del conflicto entre los estilos de comunicación. ¡Tenga la seguridad de que discutiremos cómo podemos usar esto para mantener nuestro waka de cumplimiento avanzando!
Nos vemos en noviembre; ¡él waka eke noa!
Por Betty Murie
Gerente de Cumplimiento Global
Wedderspoon Orgánico
Betty@wedderspoon.com
