En la industria alimento, mantener su el sitio bien mantenido y organizado es crucial. Sin embargo, una instalación bien administrada aún puede ser víctima de una mala gestión de documentos y registros. Establecer un sistema de gestión de la inocuidad alimentaria documentado puede ayudar a reducir la confusión en el lugar de trabajo a través de procedimientos y políticas más precisos y accesibles e identificar oportunidades para mejorar los controles inocuidad alimentaria.
¿Qué es el control de documentos?
El control de documentos se refiere al grupo de prácticas que aseguran que los documentos sean creados, almacenados, revisados, distribuidos y eliminados de manera organizada y verificable.
Código SQF Edición 9 Sección 2.2 de la Parte A del Código SQF se enfoca en Implementar y Mantener el Código SQF de Inocuidad Alimentaria. La Sección describe los métodos y procedimientos que el sitio necesita utilizar para cumplir con los requisitos del Código SQF de Seguridad Alimentaria en documentación electrónica y/o impresa. En la sección 2.2.12 se esbozan los Planes de Seguridad Alimentaria y las Buenas Prácticas de Manufactura. El sitio debe implementar un proceso mediante el cual revise y actualice los planes de inocuidad alimentaria y otros aspectos del Sistema SQF; cualquier cambio debe ser validado o justificado y luego documentado y comunicado.
La importancia de la documentación y la organización de registros
No es suficiente contar con personal que entienda tu sistema de gestión de inocuidad alimentaria; necesitas documentar físicamente muchos aspectos como un medio para asegurar una implementación consistente y verificar su efectividad.
Los documentos y registros clave incluyen:
- Manuales de inocuidad alimentaria
- Políticas y procedimientos
- Registros de monitoreo
- Estudios de validación
- Registros de verificación
- Registros Capacitación
- Formularios de liberación de productos
Conservar estos documentos y registros es importante, pero administrarlos de manera organizada es primordial, esto es el núcleo de su programa de control de documentos y registros. Ya sea que guarde los archivos electrónicamente o mediante almacenamiento físico, debe garantizar la moneda y la precisión de su documentación y asegurarse de que sea accesible para el personal relevante cuando sea necesario.
Preservar datos e información valiosos
El programa de control de documentos es responsable de controlar la documentación crítica del sistema de inocuidad alimentaria y retener los datos del programa para ayudar a mejorar los procesos y garantizar una implementación consistente. Estos procedimientos permitirán a los sitios documentar y acceder a datos e información valiosos.
Estos datos permiten a las organizaciones tomar decisiones acertadas basadas en hechos, tendencias y estadísticas. Los sitios también pueden usar estos datos para mejorar los procesos, identificar oportunidades de ahorro de costos, encontrar nuevos mercados, crear nuevos productos e identificar fuentes de fallas.
Mantenimiento de un proceso de documentación
Un sistema de gestión de documentos y registros no es algo que se crea y se olvida. Mantener un sistema eficaz de gestión de la inocuidad alimentaria requiere una atención continua a la documentación que lo sustenta. Asegúrese de que su programa defina cómo se mantendrán actualizados los documentos y registros e incluya cómo se informará a su el sitio de cualquier actualización de los estándares de la industria y la información regulatoria.
El Programa SQF de Control de Documentos y Registros
Los documentos y registros no solo mantienen su el sitio en cumplimiento, sino que también ayudan a respaldar su cultura inocuidad alimentaria.
La nueva colección de gestión de riesgos de SQF es creada por SQF y diseñada para equipos interfuncionales, no solo para el practicante de SQF, e incluye siete cursos sobre las áreas más críticas de la gestión de riesgos, incluido el control de documentos y registros.
Nuestra nueva colección SQF Food Safety Risk Management está disponible para su compra por $899. El Programa SQF de Control de Documentos y Registros está disponible por $189.
El programa SQF Document Control and Records le ayudará a aprender con precisión qué debe documentarse, por qué el control de documentos es vital y cómo administrar documentos y registros críticos adecuadamente para mover su cultura de inocuidad alimentaria de buena a excelente.
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