Hojas Guía 20 - Manejo de Crisis

El mejor momento para prepararse de una crisis es cuando no la hay. Un plan de gestión de crisis prescribe acciones que se tomarán por causa de fallas externas, ambientales, climáticas, de equipos u otras potenciales amenazas comerciales que afectarán la capacidad del el sitio para proporcionar a sus clientes seguros productos. Estas amenazas, dependiendo del producto del el sitio, ubicación y otros factores pueden incluir incendio, inundación, falla de energía, daños por tormentas, actos de terrorismo, etc.

Objetivos de aprendizaje

  • Esbozar los pasos para desarrollar un plan de gestión de crisis
  • Identificar quién debería estar en un equipo de crisis
  • Definir las responsabilidades del equipo de comunicación de crisis
  • Realizar una prueba del plan de gestión de crisis

Elementos de Código Aplicables

  • 2.1.5 Planeación de Gestión de Crisis

Términos clave

Gestión de Crisis

El proceso por el cual un el sitio gestiona un evento, como una inundación, incendio, etc., que de manera adversa afecta la capacidad del el sitio para proporcionar continuidad de suministro de alimento seguros y de calidad, y requiere la implementación de un plan de gestión de crisis.

Pasos del proceso

  1. Establecer el equipo de gestión de crisis
    1. El equipo debe estar bien redondeado y estar formado por altos directivos responsables de tomar decisiones comerciales, así como otros miembros del equipo necesarios, como el equipo legal del el sitio, personas responsables de inocuidad alimentaria, compras, comercialización, y/o ventas. Dependiendo de la configuración de la organización o de la crisis, la crisis equipo puede estar formado por miembros externos como representación legal, inocuidad alimentaria expertos, epidemiólogos, consultores, etc.
    2. El equipo debe tener roles y responsabilidades definidas. Esto incluye el y cualquier miembros externo del equipo de crisis.
    3. Se debe realizar capacitación para todos los miembros del equipo para asegurar que entiendan sus roles y responsabilidades en una crisis.
    4. Una lista de contactos de alerta de crisis que incluye a miembros del equipo interno de crisis así como partes interesadas externas como clientes, regulatorios, legales u otros externos contratistas que puedan ser utilizados para asesorarle al equipo de crisis.
  2. Crear el plan
    1. Desarrollar planes de acción basados en las amenazas que puedan ocurrir al el sitio. Inundaciones, tornados, fuego son todos ejemplos.
    2. El plan deberá documentar:
      1. El proceso que llevará el sitio para hacer frente a la amenaza inmediata y controlar la crisis. Por ejemplo, si tener falta de agua potable podría ser una , entonces el sitio puede necesitar planificar con anticipación para determinar una fuente para agua potable durante una crisis.
      2. Los controles detallados que implementará el sitio para asegurar que la inocuidad alimentaria no es comprometido y que si la integridad de algún producto se ve comprometida, cómo el producto será aislado, controlado y no será introducido en el mercado.
      3. Los criterios para cuándo se implementarán los controles (por ejemplo, el número de horas sin alimentación, aumento de la temperatura del producto antes de pasar a una alternativa ubicaciones de almacenamiento, etc.) y cómo se monitorearán los criterios durante el condición de amenaza comercial.
      4. Los criterios para la revisión del producto y disposición del producto para determinar qué es recuperable, salvable y lo que se debe destruir.
      5. Los métodos de recuperación, salvamento y destrucción de productos.
      6. Detalles del plan de comunicación de crisis:
        1. Determinar un portavoz y dirigir todas las consultas externas a ese persona. Entre los interesados externos figuran los reguladores, la prensa, los minoristas, etc.
        2. Basar todas las comunicaciones en los hechos.
        3. Determinar la información necesaria para comunicarse y métodos de comunicación con actores externos.
        4. Sea cauteloso pero no se quede a la defensiva en su comunicación.
        5. Instruir a los empleados sobre la naturaleza de la crisis y proporcionarles instrucciones relativas a sus responsabilidades y deberes. Empleados debe ser instruido para dirigir todas las indagaciones externas a la persona responsable del equipo de comunicaciones.
  3. Probar el plan
    1. Todos los elementos del plan de gestión de crisis deben probarse al menos anualmente. Dependiendo de la frecuencia conocida o gravedad del riesgo, el plan puede ser probado más a menudo.
      1. Por ejemplo, si el sitio se encuentra en una zona que tiene una alta amenaza de tornados, el plan puede ser probado antes de cada temporada.
    2. Comience con un incidente simulado, como un corte de energía, y siga el plan tal como se desarrolló. Incluir el producto que se vería afectado en este simulacro de incidente.
    3. Asegúrese de probar todos los elementos, incluyendo cómo se monitoreó el producto y las acciones tomada con base en resultados de monitoreo, y decisiones finales y disposición del producto.
    4. Este es un buen momento para verificar la información de contacto de los grupos de interés internos y externos en la lista de contactos de alerta de crisis.
      1. Tenga cuidado al contactar a su grupo de partes interesadas, especialmente a los clientes como la prueba del plan a menudo se mezcla con una crisis real. Durante este ejercicio, solo estás confirmando los datos de contacto.
    5. Incluir las acciones del equipo de comunicación como la forma interna y externa se informaría a los interesados, simulacro de comunicado de prensa, etc.
    6. Es sumamente importante que a lo largo de este proceso esa comunicación sea clara que se trata de un simulacro de ejercicio.
  4. Modificar y actualizar según sea necesario
    1. Las áreas dentro del plan que se han identificado como que no cumplen con el plan señalado son: actualizarse según sea necesario.
      1. Identificar el área dentro del plan que no se cumplió
      2. Determinar por qué el plan no salió como se esbozó
      3. Crear un plan para modificar o ajustar el plan
      4. Incluir seguimiento como reentrenamiento, modificación del plan, etc.
    2. Lo mejor es documentar estos seguimientos para identificar tendencias y elementos de acción.

Recursos Relevantes

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