Hojas Guía 09 - Control de Documentos y Registros

El manual inocuidad alimentaria, documentos y registros son la evidencia física del Sistema SQF del el sitio. El manual inocuidad alimentaria incluye los procedimientos escritos del el sitio, los programas de requisitos previos y cualquier otro documentos que respalden o aporten evidencia del desarrollo, implementación, mantenimiento y control del Sistema SQF.

Los documentos incluyen políticas, procedimientos y formularios que deben ser controlados para estar al día y al día. Los registros son evidencia de la ejecución del plan de inocuidad alimentaria y incluir cosas como registros de monitoreo, certificados de análisis y registros de calibración; estos deben ser actual, de fácil acceso para el personal, almacenado de forma segura, pero fácilmente recuperable cuando sea necesario.

Objetivos de aprendizaje

• Documentar y mantener un manual inocuidad alimentaria
• Preparar y controlar documentos
• Mantener y tienda registros

Elementos de Código Aplicables

• 2.2.1
• 2.2.2
• 2.2.3

Términos clave

Manual de Seguridad Alimentaria

Procedimientos escritos, programas prerrequisitos y cualquier otro documento que respalde o proporciona evidencia del desarrollo, implementación, mantenimiento y control el sitio los Sistema SQF

Control de documentos

La manera en que se desarrollan, mantienen, distribuyen y/o utilizan los documentos.

Registros

Documentos que aporten evidencia de resultados logrados o actividades realizadas.

Registrar

Una lista oficial.

Pasos del proceso

1. El Manual de Seguridad Alimentaria
   1. No hay un formato prescrito para el manual; el formato es determinado por el sitio.
      1. Se puede dividir en un manual de políticas separado, manual inocuidad alimentaria, etc. o combinado en un solo manual. Se puede integrar con otros operativos procedimientos, o alojados en un manual SQF separado - la elección depende de lo que mejor se adapta al negocio del el sitio.
   2. El objetivo principal es garantizar que el manual se ajuste a los requisitos pertinentes del Código Fundamentales SQF, y sea fácilmente útil por el personal ubicado en el sitio. Por lo tanto, debe ser breve, conciso y estar disponible en una forma y lenguaje que satisfagan las necesidades de acceso, los niveles de idioma y alfabetización del personal operativo.
      1. Puede residir ya sea en papel o en formato electrónico.
2. Control de documentos
   1. Todos los documentos del sistema de gestión (por ejemplo, políticas, procedimientos, especificaciones, alimento planes de seguridad, instrucciones de trabajo) y cualquier otro documento de referencia operacional (p. ej. reglamentos, requisitos del cliente, instrucciones del equipo, etc.), deben ser controlados para asegurar su moneda y pertinencia.
      1. Esto incluye plantillas para registros que se utilizan para informar la calibración, monitoreo, inspección y resultados de auditoría.
   2. Los documentos pueden estar basados en papel, almacenados electrónicamente o una combinación de ambos. Sin embargo la copia vigente de los documentos pertinentes deberá estar a disposición de los empleados que necesidad de utilizarlos.
   3. Una lista (también conocida como registro) de documentos y cualquier modificación de documentos deben mantenerse para identificar los documentos actuales en uso.
3. Registros
   1. Los registros recopilan y conservan la información sobre las operaciones de procesamiento registradas en formas, que deben ser claras, concisas, legibles y exactas.
   2. Los registros deben almacenarse para que no se dañen para que puedan ser recuperados para fines de investigación. El almacenamiento puede ser electrónico o basado en papel.
   3. Los registros deben estar debidamente autorizados y deben almacenarse según lo requiera el sitio, cliente o legislación.
   4. Los registros electrónicos son aceptables. El sitio debe tener los medios para gestionar seguridad electrónica de registros, firmas electrónicas de monitores y revisores y los medios para la revisión electrónica.
   5. En los registros en papel, si ocurren errores, una línea a través de una grabación inexacta, con la grabación precisa y las iniciales del monitor se usa con mayor frecuencia dentro de la industria.
   6. El Código SQF no prescribe la duración para la retención de registros. En cambio, podrá ser prescrito por la legislación, los requisitos del cliente o la cobertura del seguro. Aparte de esos requisitos, la regla general es conservar registros para el vida útil comercial del producto (es decir, el tiempo máximo antes del consumo). Sin embargo, para productos de corta duración, el sitio debe conservar registros más allá de la próxima auditoría de recertificación, como mínimo.

Recursos Relevantes

• Skipper, Stephanie L. Cómo establecer un sistema de control de documentos para cumplir con la norma ISO 9001:2015: ISO 13485:2016, y los requisitos de la FDA Una guía completa para diseñar a Sistema de Control de Documentos Basado en Procesos ASQ Quality Press, 2015
• Sociedad Americana para la Calidad
  • http://asq.org/