Di Laura Dunn Nelson, Alchimia Intertek
Nota: il blog qui sotto completa un recente seminario digitale SQF365, Strategie critiche di mitigazione del rischio per la tua catena di fornitura in continua evoluzione, ospitato in collaborazione con Intertek Alchemy.
Quando si opera all'interno delle proprie quattro mura, è più facile identificare i rischi della catena di fornitura prima che si verifichino.
Ma cosa succede quando la stessa diligenza deve essere applicata alle aree esterne alla struttura? In particolare, sto parlando della catena di fornitura e di tutto ciò che accade al di fuori dei livelli immediati di controlli e politiche.
In un certo senso, la catena di fornitura rappresenta la grande incognita, un elemento incontrollato che si interseca con i controlli di sicurezza alimentare e di mitigazione del rischio. È qui che i prodotti possono non essere specificati e introdurre contaminanti biologici, chimici e fisici. I prodotti e le forniture che introduci nella tua produzione potrebbero deteriorarsi, uscire dall'intervallo di temperatura o includere sostituzioni impreviste.
Se tutto ciò ti tiene sveglio la notte, ecco come una mentalità di mitigazione del rischio per la catena di fornitura può tranquillizzarti.
Inizia costruendo la resilienza
L'approccio alla mitigazione del rischio all'interno delle vostre quattro mura è simile a quello applicato alla catena di fornitura. Riguarda comprensione dei rischi e delle minacce, accettando la loro esistenza e adottando le misure appropriate per ridurne gli effetti.
Quando applichi la resilienza alla catena di fornitura, hai due approcci: estrinseco e intrinseco.
Estrinsecamente, chiediamo ai fornitori di prevenire interruzioni e rischi di fornitura, trasferendo loro i rischi. Ad esempio, questo approccio richiede ai fornitori di compilare un certificato di analisi che dimostri la loro aderenza a tutti i requisiti legali, normativi e contrattuali che soddisfano o superano gli standard del settore, inclusa una dichiarazione sugli ingredienti e la presenza nota di allergeni, se applicabile.
Intrinsecamente, monitoriamo i rischi mediante monitorare attentamente i diversi processi, team e fornitori per valutare i rischi man mano che si verificano. Durante il processo intrinseco, pratichi la prevenzione del rischio quando le conseguenze di qualcosa che accade sono troppo alte per essere mitigate e impossibili da tollerare. Ti concentri su ciò che puoi fare, escludendo un fornitore, per affrontare le interruzioni e i rischi della catena di fornitura.
Ad esempio, puoi verificare il certificato di analisi e testare i prodotti per assicurarti che i risultati che ricevi corrispondano ai risultati dei tuoi test. Potrebbe essere necessario cambiare fornitore, implementare un solido processo di onboarding dei fornitori, ridurre il volume dei prodotti di un singolo fornitore o creare un piano di backup del fornitore basato sulle prestazioni del fornitore.
Valuta i rischi della tua catena di fornitura
Successivamente, ti consigliamo di condurre una valutazione annuale del rischio dei fornitori per identificare gli anelli più deboli nella catena di fornitura alimentare globale di un produttore o rivenditore alimentare. Questo passaggio ti consente di tenere sotto controllo i rischi che potrebbero mettere in pericolo i tuoi prodotti e di identificare i fornitori che richiedono la massima attenzione e monitoraggio.
In questa fase, puoi creare una valutazione del rischio del fornitore esaminando la probabilità del rischio, la sua potenziale gravità e le prestazioni del fornitore.
Gli argomenti da considerare potrebbero includere la quantità di prodotti che stai acquistando da un singolo fornitore, i loro costi, la loro reputazione e le prestazioni passate. Alla fine dell'anno, guarda come si sono comportati e hanno comunicato bene. Controlla se hanno cambiato personale o contatti regolari. E guarda i loro dati. Hanno fornito informazioni tempestive? Sono stati trasparenti riguardo ai loro sforzi e alle loro capacità? Il livello e la cadenza della comunicazione erano appropriati?
La maggior parte di queste informazioni può essere registrata e analizzata su un semplice foglio di calcolo o software di terze parti. Potresti avere centinaia di fornitori, il che rende questo processo lungo e complicato. Quindi trova la soluzione più semplice da sviluppare e mantenere in modo da poterti concentrare su quei fornitori ad alto rischio.
La supervisione di questo processo richiede una mentalità al rischio e l'assistenza di un team interfunzionale composto da finanze, acquisti, operazioni, garanzia della qualità e controllo della qualità. Inoltre, richiedi informazioni ai dipendenti in prima linea che controllano quotidianamente i camion per le consegne e misurano la temperatura del prodotto al momento della ricezione.
Acquisendo questo flusso continuo di dati, puoi avere un quadro continuo delle prestazioni dei tuoi fornitori e avvisi prima che qualcosa vada storto, per non parlare del tempo necessario per trovare un sostituto.
Ora che hai un quadro completo dei rischi, interni ed esterni, prendi in considerazione queste best practice per eliminare la paura dalla tua catena di fornitura.
Concentrati e socializza i rischi più elevati
Se gestisci dozzine o centinaia di fornitori, probabilmente non hai tempo per concentrarti su tutti. Invece, esamina i risultati della tua valutazione e presta attenzione alle fonti con i livelli di rischio più elevati. E poi socializza le tue classiriche di rischio tra i tuoi team interfunzionali. Ad esempio, se i dati suggeriscono una carenza di prodotti in un'area geografica, informate il reparto acquisti dei potenziali aumenti di prezzo ed eventualmente prendete in considerazione un fornitore alternativo.
Consenti ai team interni di monitorare e affrontare gli indicatori principali
L'introduzione del procurement è un esempio di come sfruttare i team interni ed esterni per affrontare le valutazioni del rischio e mantenere la classifica dei fornitori. Una delle migliori pratiche è creare questi indicatori principali, ad esempio quando si ha un prodotto non conforme, condizioni antigieniche in un camion per le consegne o imballaggi compromessi. Le risposte dei team a questi indicatori migliorano la trasparenza rispetto alle aspettative relative alle prestazioni dei fornitori e aiutano a creare un approccio coerente alle comunicazioni con i fornitori.
Sfrutta i team interfunzionali
Ci sono molte cose che possono contribuire a creare i tuoi principali indicatori di rischio. Un team interfunzionale consapevole del rischio può aiutarti a condurre le tue valutazioni e raccogliere dati che determinano lo stato di salute dei tuoi fornitori. Con l'aiuto del tuo team, saprai se i fornitori stanno soddisfacendo le aspettative, che si tratti di certificati di conformità delle analisi, consegne puntuali o qualità del prodotto, tutte queste cose devono essere valutate e monitorate. E ricorda che i tuoi dipendenti sono gli occhi e le orecchie della tua azienda.
Mantieni la fiducia con i tuoi fornitori
Mantenere la fiducia con il fornitore è uno degli elementi più importanti di una mentalità basata sul rischio. Devi fidarti che ti dicano quando qualcosa va storto con qualsiasi aspetto del loro lavoro, che si tratti della produzione, degli ingredienti o del trasporto, in modo da poter pianificare gli imprevisti. Dovrebbero informarti in caso di cambiamenti nel personale di contatto chiave, ritardi nella produzione, carenza di ingredienti o modifiche alla formula. La trasparenza bidirezionale è fondamentale, ad esempio comunicare al fornitore le potenziali variazioni dei volumi di acquisto.
Resta al passo con i tuoi dati
Anche se potresti avere dozzine o centinaia di fornitori, tenere il passo con i dati dei tuoi fornitori è essenziale. Tali informazioni documentate possono includere problemi risolti, come problemi di incongruenza del prodotto, ritardi nella consegna e certificazione di verifica del certificato di analisi per potenziali problemi come E. coli e salmonella.
Inoltre, valuta regolarmente la reputazione e lo stato di salute aziendale del tuo fornitore, inclusi argomenti come l'etica aziendale, la diversità, l'equità e l'inclusione e le condizioni di lavoro. Non vuoi essere associato a un fornitore che tratta male i propri dipendenti o li mette in pericolo. Mantieni la visione dell'orizzonte per tenerti aggiornato sulle modifiche normative come quelle create dalla BREXIT e sulle controversie di lavoro e sulle barriere commerciali emergenti.
Questo è uno sguardo di alto livello sull'eliminazione dei rischi dei fornitori. Contattaci se vuoi saperne di più o se vuoi parla con uno dei nostri consulenti per migliorare il tuo processo di mitigazione del rischio oppure inizia da zero.
