팁 시트 09 - 문서 관리 및 기록

식품 안전 매뉴얼, 문서 및 기록은 현장 SQF 시스템의 물리적 증거입니다. 식품 안전 매뉴얼에는 사이트의 서면 절차, 필수 프로그램 및 기타 모든 것이 포함됩니다. 개발, 구현, 유지 관리에 대한 증거를 지원하거나 제공하는 문서 SQF 시스템의 제어.

문서에는 통제해야 하는 정책, 절차 및 양식이 포함됩니다. 최신 및 최신 상태로 유지되도록.기록은 식품 안전 계획 실행의 증거이며 모니터링 로그, 분석 인증서 및 교정 기록과 같은 항목을 포함해야 합니다. 최신 상태로 직원이 쉽게 액세스할 수 있고 안전하게 보관되지만 필요할 때 쉽게 검색할 수 있습니다.

학습 목표

• 식품 안전 매뉴얼 문서화 및 유지
• 문서 준비 및 관리
• 기록 유지 및 가게

적용 가능한 코드 요소

• 2.2.1
• 2.2.2
• 2.2.3

주요 용어

식품안전 매뉴얼

서면 절차, 필수 프로그램 및 다음을 지원하는 기타 문서 사이트의 개발, 구현, 유지 관리 및 관리에 대한 증거를 제공합니다. SQF 시스템

문서 제어

문서가 개발, 유지, 배포 및/또는 사용되는 방식.

레코드

달성한 결과 또는 수행한 활동에 대한 증거를 제공하는 문서.

등록하기

공식 목록.

프로세스 단계

1. 식품 안전 매뉴얼
   1. 매뉴얼에는 정해진 형식이 없으며 형식은 사이트에서 결정합니다.
      1. 별도의 정책 매뉴얼, 식품 안전 매뉴얼 등으로 나눌 수 있거나 하나의 매뉴얼로 통합되었습니다.다른 운영 시스템과 통합 가능 절차 또는 별도의 SQF 매뉴얼에 수록되어 있음 - 선택 사항은 다음에 따라 다릅니다. 사이트의 비즈니스에 가장 적합한 것은 무엇입니까?
   2. 주요 목표는 매뉴얼이 SQF 기초 코드의 관련 요구 사항을 준수하고 현장에 있는 직원이 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것입니다.따라서 운영 직원의 액세스 요구 사항, 언어 및 문해력 수준을 충족하는 형식과 언어로 간략하고 간결하며 사용할 수 있어야 합니다.
      1. 종이 또는 전자 형식으로 제공될 수 있습니다.
2. 문서 제어
   1. 모든 관리 시스템 문서 (예: 정책, 절차, 사양, 음식) 안전 계획, 작업 지침) 및 기타 운영 참조 문서 (예: 규정, 고객 요구 사항, 장비 지침 등) 은 다음과 같아야 합니다. 통용성과 관련성을 보장하기 위해 통제됩니다.
      1. 여기에는 캘리브레이션을 보고하는 데 사용되는 레코드 템플릿이 포함됩니다. 모니터링, 검사 및 심사 결과.
   2. 문서는 종이에 기반하거나 전자적으로 저장하거나 두 가지를 혼합하여 사용할 수 있습니다.그러나 관련 문서의 최신 사본이 다음과 같은 직원에게 제공되어야 합니다. 그들을 사용할 필요가 있습니다.
   3. 문서 목록 (레지스터라고도 함) 및 문서에 대한 모든 수정 현재 사용 중인 문서를 식별할 수 있도록 유지 관리해야 합니다.
3. 레코드
   1. 레코드는 기록된 처리 작업에 대한 정보를 수집하고 보관합니다. 양식은 명확하고 간결하며 읽기 쉽고 정확해야 합니다.
   2. 기록이 손상되지 않도록 보관해야 검색할 수 있습니다. 조사 목적.스토리지는 전자식 또는 종이 기반 스토리지일 수 있습니다.
   3. 기록은 적절한 승인을 받아야 하며 사이트의 필요에 따라 저장되어야 합니다. 고객 또는 법률.
   4. 전자 기록을 사용할 수 있습니다.사이트에는 관리 수단이 있어야 합니다. 기록의 전자 보안, 모니터 및 리뷰어의 전자 서명 및 전자 검토 수단.
   5. 종이 기록의 경우 오류가 발생하면 한 줄의 부정확한 기록과 함께 모니터의 정확한 기록과 이니셜은 업계에서 가장 자주 사용됩니다.
   6. SQF 코드는 레코드 보존 기간을 규정하지 않습니다.대신, 그것은 법률, 고객 요구 사항 또는 보험 적용 범위에 따라 규정될 수 있습니다. 이러한 요구 사항 외에도 일반적인 규칙은 다음에 대한 기록을 보관하는 것입니다. 제품의 상업적 유통 기한 (즉, 소비 전 최대 시간). 그러나 유통 기한이 짧은 제품의 경우 사이트는 최소한 다음 재인증 심사 이후에도 기록을 보관해야 합니다.

관련 리소스

• 스키퍼, 스테파니 L. ISO 준수를 위한 문서 관리 시스템 구축 방법 9001:2015, ISO 13485:2016, 그리고 FDA 요구 사항: 설계에 대한 포괄적인 가이드 프로세스 기반 문서 제어 시스템 ASQ 품질 보도 자료, 2015
• 미국 품질 협회
  • http://asq.org/