En la industria alimento, mantener su el sitio bien mantenido y organizado es crucial. Sin embargo, una instalación bien administrada aún puede ser víctima de una mala gestión de documentos y registros. Establecer un sistema de gestión de la inocuidad alimentaria documentado puede ayudar a reducir la confusión en el lugar de trabajo a través de procedimientos y políticas más precisos y accesibles e identificar oportunidades para mejorar los controles inocuidad alimentaria.
El control de documentos se refiere al grupo de prácticas que aseguran que los documentos sean creados, almacenados, revisados, distribuidos y eliminados de manera organizada y verificable.
Código SQF Edición 9 Sección 2.2 de la Parte A del Código SQF se enfoca en Implementar y Mantener el Código SQF de Inocuidad Alimentaria. La Sección describe los métodos y procedimientos que el sitio necesita utilizar para cumplir con los requisitos del Código SQF de Seguridad Alimentaria en documentación electrónica y/o impresa. En la sección 2.2.12 se esbozan los Planes de Seguridad Alimentaria y las Buenas Prácticas de Manufactura. El sitio debe implementar un proceso mediante el cual revise y actualice los planes de inocuidad alimentaria y otros aspectos del Sistema SQF; cualquier cambio debe ser validado o justificado y luego documentado y comunicado.
No es suficiente contar con personal que entienda tu sistema de gestión de inocuidad alimentaria; necesitas documentar físicamente muchos aspectos como un medio para asegurar una implementación consistente y verificar su efectividad.
Los documentos y registros clave incluyen:
Conservar estos documentos y registros es importante, pero administrarlos de manera organizada es primordial, esto es el núcleo de su programa de control de documentos y registros. Ya sea que guarde los archivos electrónicamente o mediante almacenamiento físico, debe garantizar la moneda y la precisión de su documentación y asegurarse de que sea accesible para el personal relevante cuando sea necesario.
El programa de control de documentos es responsable de controlar la documentación crítica del sistema de inocuidad alimentaria y retener los datos del programa para ayudar a mejorar los procesos y garantizar una implementación consistente. Estos procedimientos permitirán a los sitios documentar y acceder a datos e información valiosos.
Estos datos permiten a las organizaciones tomar decisiones acertadas basadas en hechos, tendencias y estadísticas. Los sitios también pueden usar estos datos para mejorar los procesos, identificar oportunidades de ahorro de costos, encontrar nuevos mercados, crear nuevos productos e identificar fuentes de fallas.
Un sistema de gestión de documentos y registros no es algo que se crea y se olvida. Mantener un sistema eficaz de gestión de la inocuidad alimentaria requiere una atención continua a la documentación que lo sustenta. Asegúrese de que su programa defina cómo se mantendrán actualizados los documentos y registros e incluya cómo se informará a su el sitio de cualquier actualización de los estándares de la industria y la información regulatoria.
Los documentos y registros no solo mantienen su el sitio en cumplimiento, sino que también ayudan a respaldar su cultura inocuidad alimentaria.
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