Por Laura Dunn Nelson, Alquimia Intertek
Nota: El blog a continuación complementa un seminario digital reciente de SQF365, Estrategias de mitigación de riesgos críticos para su cadena de suministro en constante cambio, alojado en conjunto con Intertek Alchemy.
Al operar dentro de sus propias cuatro paredes, es más fácil identificar los riesgos de la cadena de suministro antes de que ocurran.
Pero, ¿qué sucede cuando esa misma diligencia tiene que aplicarse a áreas fuera de sus instalaciones? Específicamente, estoy hablando de la cadena de suministro y de todo lo que sucede fuera de sus niveles inmediatos de controles y políticas.
De alguna manera, la cadena de suministro representa lo gran desconocido, un elemento incontrolado que se cruza con sus controles de inocuidad alimentaria y mitigación de riesgos. Aquí es donde los productos pueden quedar fuera de las especificaciones e introducir contaminantes biológicos, químicos y físicos. Los productos y suministros que introduzca en su producción podrían estropearse, caer fuera del rango de temperatura o incluir sustituciones inesperadas.
Si todo esto lo mantiene despierto por la noche, así es como una mentalidad de mitigación de riesgos para la cadena de suministro puede aliviar su mente.
Comience por construir resiliencia
El enfoque de mitigación de riesgos dentro de sus cuatro paredes es similar al que aplica a la cadena de suministro. Se trata de comprender los riesgos y amenazas, aceptando que existen, y tomando las medidas adecuadas para reducir sus efectos.
Al aplicar resiliencia a la cadena de suministro, tiene dos enfoques: extrínseco e intrínseco.
Extrínsecamente, pedimos a los proveedores que eviten interrupciones y riesgos de suministro, transfiriéndoles los riesgos. Por ejemplo, este enfoque requiere que los proveedores completen un certificado de análisis que demuestre su adhesión a todos los requisitos legales, regulatorios y contractuales que cumplan o excedan los estándares de la industria, incluida una declaración de ingredientes y presencia de alérgenos señalada, si corresponde.
Intrínsecamente monitoreamos los riesgos seguir de cerca los diferentes procesos, equipos y proveedores para evaluar los riesgos a medida que ocurren. Durante el proceso intrínseco, se practica la evitación de riesgos cuando las consecuencias de algo que sucede son demasiado altas para mitigarlas e imposibles de tolerar. Te enfocas en lo que puedes hacer, exclusivo de un proveedor, para abordar las interrupciones y los riesgos de la cadena de suministro.
Por ejemplo, puedes verificar el certificado de análisis y probar productos para asegurarte de que los resultados que estás recibiendo coincidan con tus propios resultados de prueba. Es posible que tenga que cambiar de proveedor, implementar un sólido proceso de incorporación de proveedores, reducir el volumen de productos de un solo proveedor o construir un plan de respaldo de proveedor basado en el desempeño del proveedor.
Evalúe los riesgos de su cadena de suministro
A continuación, querrá realizar una evaluación anual de riesgos de proveedores para identificar los vínculos más débiles en la cadena de suministro global de alimento de un fabricante o minorista de alimento. Este paso le permite mantenerse al tanto de los riesgos que podrían poner en peligro sus productos e identificar a los proveedores que requieren el mayor enfoque y monitoreo.
En esta etapa, puede crear una calificación de riesgo del proveedor analizando la probabilidad de riesgo, su gravedad potencial y el desempeño del proveedor.
Sus temas de consideración pueden incluir la cantidad de producto que está comprando de un solo proveedor, sus costos, su reputación y desempeño pasado. Al final del año, mira qué tan bien se desempeñaron y se comunicaron. Verifique si cambiaron de personal o contactos regulares. Y mira sus datos. ¿Proporcionaron información oportuna? ¿Fueron transparentes sobre sus esfuerzos y habilidades? ¿Fue apropiado el nivel y la cadencia de la comunicación?
La mayor parte de esta información se puede registrar y analizar a través de una simple hoja de cálculo o software de terceros. Es posible que tenga cientos de proveedores, lo que hace que este proceso sea largo y engorroso. Entonces, encuentre la solución más fácil de desarrollar y mantener para que puedas enfocarte en esos proveedores de alto riesgo.
Supervisar este proceso requiere una mentalidad de riesgo y la asistencia de un equipo multifuncional que consiste en finanzas, compras, operaciones, aseguramiento de calidad y control de calidad. Además, busque información de empleados de primera línea que miran diariamente los camiones de reparto y conducen las temperaturas del producto al recibirlos.
Al capturar este flujo continuo de datos, puede obtener una imagen continua del desempeño de sus proveedores y advertencias antes de que algo salga mal, sin mencionar el tiempo para encontrar un reemplazo.
Ahora que tiene la imagen completa de sus riesgos, interna y externamente, considere estas mejores prácticas para sacar el miedo de su cadena de suministro.
Enfocarse y socializar el mayor riesgo
Si estás administrando docenas o cientos de proveedores, probablemente no tengas tiempo para enfocarte en todos ellos. En su lugar, mire los resultados de su evaluación y preste atención a las fuentes con los niveles de riesgo más altos. Y luego socializa tus clasificaciones de riesgo en tus equipos multifuncionales. Por ejemplo, si los datos sugieren escasez de productos dentro de una región geográfica, haga que su departamento de compras sea consciente de posibles aumentos de precios y posiblemente considere un proveedor alternativo.
Permiten que los equipos internos monitoreen y aborden los principales indicadores
Traer compras es un ejemplo de aprovechar los equipos internos y externos para abordar sus evaluaciones de riesgos y mantener las clasificaciones de proveedores. Una de las mejores prácticas es crear esos indicadores líderes, como cuando se tiene un producto no en cumplimiento, condiciones insalubres en un camión de reparto o empaque comprometido. Las respuestas del equipo a estos indicadores mejoran la transparencia con las expectativas de desempeño de los proveedores y ayudan a crear un enfoque cohesivo para las comunicaciones con los proveedores.
Aproveche los equipos multifuncionales
Hay muchas cosas que pueden entrar en la construcción de sus principales indicadores de riesgo. Un equipo multifuncional y consciente del riesgo puede ayudarle a realizar sus evaluaciones y recopilar datos que determinen la salud de sus proveedores. Con la ayuda de su equipo, sabrá si los proveedores cumplen con las expectativas, ya sea un certificado de cumplimiento de análisis, entregas puntuales o calidad del producto, todas esas cosas deben ser calificadas y monitoreadas. Y recuerda, tus empleados son los ojos y oídos de tu empresa.
Mantenga la confianza con sus proveedores
Mantener la confianza con su proveedor es uno de los elementos más importantes de una mentalidad de riesgo. Necesitas confiar en ellos para que te digan cuándo las cosas van mal con algún aspecto de su trabajo, ya sea la producción, los ingredientes o el transporte para que puedas planificar contingencias. Deben informarle cuando tengan cambios en el personal de contacto clave, retrasos en la producción, escasez de ingredientes o cambios de fórmula. La transparencia bidireccional es fundamental, como informar al proveedor sobre posibles cambios en sus volúmenes de compras.
Mantente al día con tus datos
Aunque pueda tener docenas o cientos de proveedores, es esencial mantenerse al día con los datos de sus proveedores. Esa información documentada puede incluir problemas que resolvió, como problemas de inconsistencia del producto, retrasos en la entrega y verificación de certificados de análisis para posibles problemas como E. coli y salmonela.
Además, evalúe de forma rutinaria la reputación y la salud del negocio de su proveedor, incluyendo temas como ética empresarial, diversidad, equidad e inclusión, y condiciones de trabajo. No quieres estar asociado con un proveedor que trate mal a sus empleados o los ponga en peligro. Mantenga su escaneo de horizontes para mantenerse al día con los cambios regulatorios como los creados por el BREXIT y las disputas laborales emergentes y las barreras comerciales.
Esa es una mirada de alto nivel para eliminar los riesgos de los proveedores. Contáctanos si quieres saber más o si quieres hable con uno de nuestros consultores para mejorar su proceso de mitigación de riesgos o empezar desde cero.
