A conformidade do site não tem a ver com documentos em um conjunto de pastas empoeiradas que não apareciam desde o ano passado nas auditorias internas anuais. Conformidade é viver, respirar, crescer e mudar constantemente.
Em uma empresa em que a estrutura organizacional não foi projetada para apoiar esse conceito de conformidade viva, pode parecer uma corrida em que a linha de chegada continua se movendo um pouco além de seu alcance. Então, quando os desafios de combate a incêndio aumentam devido aos requisitos regulatórios, padrões de certificação e até mesmo tendências de consumo, o que você pode fazer para recuperar o controle?
Ele anda comigo agora.
Esse whakataukī (provérbio) maori significa literalmente “a canoa em que estamos todos juntos”. Se a canoa não estiver sendo remada em equipe, ela anda em círculos. Se a canoa for balançada precariamente, todo mundo pode cair. A conformidade é o waka (canoa), e é preciso esforço e trabalho em equipe em toda a organização, do conselho à linha de frente, para manter as coisas na direção certa.
No modelo organizacional de negócios tradicional, a conformidade é combinada com a função de Controle ou Garantia de Qualidade no ou abaixo do Gerenciamento de Linha de Frente; a base operacional da pirâmide de negócios. Essa é uma abordagem de negócios reativa; há pouca troca ascendente de conformidade entre a estrutura operacional e o nível tático. Não há oportunidade de troca no nível estratégico. Nessa estrutura, o waka está andando em círculos. Por outro lado, se a conformidade é a quimera no nível estratégico, mas nenhum recurso ou suporte é fornecido para a parte operacional da empresa, o waka é incrível; todo mundo vai se desentender.
Mudar o modelo de negócios para assumir a responsabilidade pela conformidade na estrutura tática da empresa fornece comunicação entre as três estruturas da empresa e permite a coordenação e a integração das ações acima, abaixo e em toda a empresa. Ele permite uma abordagem processual e incorpora um ciclo de feedback ao negócio, onde a conformidade é parte integrante de todos os resultados do projeto. Temos um verdadeiro trabalho em equipe ocorrendo; o waka pode seguir em frente!
Com o waka avançando, os benefícios se tornam mais óbvios para esse modelo. Aprimoramento e crescimento da marca, redução de custos e riscos e, o mais importante, para viver a consciência da conformidade, há uma melhora na moral da equipe. A conformidade é de propriedade de todos, resultando em uma abordagem proativa.
Então, agora que você está de acordo com a lei de conformidade, como você ajuda a fazer essa mudança em sua empresa para apoiar uma cultura consciente da conformidade?
Em primeiro lugar; eduque-se. Na área de conformidade, estamos familiarizados com a análise de lacunas nos negócios, mas você já fez uma análise pessoal de lacunas? Onde você está agora? Onde você quer estar? Como isso se relaciona com sua função atual em sua organização? Assim como o waka de conformidade, seu waka pessoal não pode seguir em frente até que você se comprometa totalmente. Pesquise e aprimore suas habilidades onde você vê suas lacunas pessoais.
O gerenciamento de mudanças é necessário para impulsionar uma mudança no modelo de negócios; discutir como a empresa está em desvantagem em sua estrutura atual e os resultados esperados dessa transformação é um ótimo ponto de partida. Exemplos de ganhos financeiros tangíveis ou crescimento de mercado em outras empresas que demonstram uma cultura de conformidade positiva ajudam o nível estratégico a ver a direção comercial necessária. Isso ajuda o nível tático a definir metas e coordenar a integração, e ajuda as operações a incorporar isso ao gerenciamento de recursos. Quando a empresa está comprometida com o futuro do waka, um plano de implementação precisa ser definido e acordado e, em seguida, revisado com uma mentalidade de melhoria contínua.
Iniciar uma conversa para o gerenciamento de mudanças pode ser difícil, e conversas corajosas não são fáceis. Prepare-se para a conversa fazendo sua pesquisa. Incentive a estrutura da conversa solicitando a data e a hora da reunião. Gerencie sua própria energia emocional e mantenha a calma. Enquadre claramente suas preocupações e retribua com uma escuta ativa. Reformule o que você ouviu para garantir a compreensão. Comprometa-se a criar uma solução juntos por meio de discussões adicionais ou definir as próximas etapas.
A comunicação é a chave para a conformidade, seja por meio de uma conversa corajosa, da implementação do gerenciamento de mudanças ou da manutenção diária do sistema. Para saber mais sobre como usar a comunicação para criar uma cultura consciente da conformidade, encorajo você a participar do laboratório de aprendizado de estilos de comunicação na Conferência Internacional SQF de 2019 em San Antonio, Texas. Abordaremos seus estilos de comunicação pessoal e forneceremos as ferramentas para ajudar sua equipe a identificar os deles. Falaremos sobre como esses estilos podem se complementar e como lidar com o conflito entre os estilos de comunicação. Fique tranquilo, discutiremos como podemos usar isso para manter nossa conformidade estável no futuro!
Nos vemos em novembro; ele waka eke noa!
Por Betty Murie
Gerente de conformidade mundial
Wedderspoon orgânico
Betty@wedderspoon.com
