Na indústria de comida, manter sua unidade bem mantida e organizada é crucial. No entanto, uma instalação bem administrada ainda pode ser vítima de um gerenciamento deficiente de documentos e registros. Estabelecer um sistema documentado de gestão da segurança de alimentos pode ajudar a reduzir a confusão no local de trabalho por meio de procedimentos e políticas mais precisos e acessíveis e identificar oportunidades para melhorar os controles de segurança de alimentos.
O que é controle de documentos?
O controle de documentos se refere ao grupo de práticas que garantem que os documentos sejam criados, armazenados, revisados, distribuídos e descartados de forma organizada e verificável.
A Seção 2.2 da Edição 9 do Código SQF na Parte A do Código SQF se concentra na implementação e manutenção do Código de Segurança Alimentar do SQF. A Seção descreve os métodos e procedimentos que a unidade precisa usar para atender aos requisitos do Código de Segurança Alimentar do SQF em documentação eletrônica e/ou impressa. A seção 2.2.12 descreve os Planos de Segurança Alimentar e as Boas Práticas de Fabricação. A unidade deve implementar um processo pelo qual revise e atualize os planos de segurança de alimentos e outros aspectos do Sistema SQF; quaisquer alterações devem ser validadas ou justificadas e depois documentadas e comunicadas.
A importância da documentação e da organização de registros
Não basta ter uma equipe que entenda seu sistema de gestão de segurança de alimentos; você precisa documentar fisicamente muitos aspectos como forma de garantir uma implementação consistente e verificar sua eficácia.
Os principais documentos e registros incluem:
- Manuais de segurança alimentar
- Políticas e procedimentos
- Registros de monitoramento
- Estudos de validação
- Registros de verificação
- Registros de Treinamento
- Formulários de liberação de produtos
Manter esses documentos e registros é importante, mas gerenciá-los de forma organizada é fundamental - isso está no centro do seu programa de controle e registros de documentos. Se você mantém arquivos eletronicamente ou por meio de armazenamento físico, você deve garantir a atualidade e a precisão de sua documentação e garantir que ela esteja acessível à equipe relevante quando necessário.
Preservando dados e informações valiosos
O programa de controle de documentos é responsável por controlar a documentação crítica do sistema de segurança de alimentos e reter os dados do programa para ajudar a melhorar os processos e garantir uma implementação consistente. Esses procedimentos permitirão que os sites documentem e acessem dados e informações valiosos.
Esses dados permitem que as organizações tomem decisões sólidas com base em fatos, tendências e estatísticas. Os sites também podem usar esses dados para melhorar processos, identificar oportunidades de economia de custos, encontrar novos mercados, criar novos produtos e identificar fontes de falhas.
Mantendo um processo de documentação
Um sistema de gerenciamento de documentos e registros não é algo que você cria e esquece. A manutenção de um sistema eficaz de gestão da segurança de alimentos requer atenção contínua à documentação que o sustenta. Certifique-se de que seu programa defina como os documentos e registros serão mantidos atualizados e inclua como sua unidade será informada sobre quaisquer atualizações dos padrões do setor e das informações regulatórias.
O Programa de Controle e Registros de Documentos SQF
Documentos e registros não apenas mantêm sua unidade em conformidade, mas também ajudam a apoiar sua cultura de segurança de alimentos.
A nova coleção de gerenciamento de riscos do SQF foi criada pela SQF e projetada para equipes multifuncionais — não apenas para profissionais do SQF — e inclui sete cursos nas áreas mais críticas do gerenciamento de riscos, incluindo controle de documentos e registros.
Nossa nova coleção SQF de gerenciamento de riscos de segurança alimentar está disponível para compra por $899. O Programa de Controle e Registros de Documentos SQF está disponível por $189.
O Programa de Controle e Registros de Documentos do SQF ajudará você a aprender com precisão o que deve ser documentado, por que o controle de documentos é vital e como gerenciar documentos e registros essenciais de forma adequada para transformar sua cultura de segurança de alimentos de boa em ótima.
