Por Laura Dunn Nelson, Alquimia da Intertek
Nota: O blog abaixo complementa um recente seminário digital do SQF365, Estratégias críticas de mitigação de riscos para sua cadeia de suprimentos em constante mudança, hospedado em conjunto com a Intertek Alchemy.
Ao operar dentro de suas próprias quatro paredes, é mais fácil identificar os riscos da cadeia de fornecimento antes que eles ocorram.
Mas o que acontece quando essa mesma diligência precisa ser aplicada em áreas fora de suas instalações? Especificamente, estou falando sobre a cadeia de fornecimento e tudo o que acontece fora de seus níveis imediatos de controles e políticas.
De certa forma, a cadeia de fornecimento representa a grande incógnita, um elemento não controlado que se cruza com seus controles de segurança de alimentos e mitigação de riscos. É aqui que os produtos podem ficar fora das especificações e introduzir contaminantes biológicos, químicos e físicos. Os produtos e suprimentos que você introduz em sua produção podem estragar, sair da faixa de temperatura ou incluir substituições inesperadas.
Se tudo isso o mantém acordado à noite, veja como uma mentalidade de mitigação de riscos para a cadeia de fornecimento pode acalmar sua mente.
Comece construindo resiliência
A abordagem de mitigação de riscos dentro de suas quatro paredes é semelhante à que você aplica à cadeia de fornecimento. É tudo sobre entendendo os riscos e ameaças, aceitando que eles existem e tomando as medidas apropriadas para reduzir seus efeitos.
Ao aplicar resiliência à cadeia de fornecimento, você tem duas abordagens: extrínseca e intrínseca.
Extrinsecamente, pedimos aos fornecedores que evitem interrupções e riscos de fornecimento, transferindo os riscos para eles. Por exemplo, essa abordagem exige que os fornecedores preencham um certificado de análise que comprove sua adesão a todos os requisitos legais, regulamentares e contratuais que atendem ou excedem os padrões do setor, incluindo uma declaração de ingrediente e a presença de alérgenos observada, se aplicável.
Intrinsecamente, monitoramos os riscos por acompanhando de perto diferentes processos, equipes e fornecedores para avaliar os riscos à medida que eles acontecem. Durante o processo intrínseco, você evita riscos quando as consequências de algo acontecer são muito altas para serem mitigadas e impossíveis de tolerar. Você se concentra no que pode fazer, excluindo um fornecedor, para lidar com interrupções e riscos da cadeia de fornecimento.
Você pode, por exemplo, verificar o certificado de análise e testar os produtos para garantir que os resultados que você está recebendo correspondam aos seus próprios resultados de teste. Talvez seja necessário mudar de fornecedor, implementar um processo robusto de integração de fornecedores, reduzir o volume de produtos de um único fornecedor ou criar um plano de backup de fornecedores com base no desempenho do fornecedor.
Avalie os riscos da sua cadeia de suprimentos
Em seguida, você deve realizar uma avaliação anual de risco do fornecedor para identificar os elos mais fracos na cadeia de fornecimento global de alimentos de um fabricante ou varejista de alimentos. Essa etapa permite que você fique por dentro dos riscos que podem colocar seus produtos em risco e identificar fornecedores que exigem mais foco e monitoramento.
Nesse estágio, você pode criar uma classificação de risco do fornecedor analisando a probabilidade do risco, sua gravidade potencial e o desempenho do fornecedor.
Seus tópicos de consideração podem incluir a quantidade de produto que você está comprando de um único fornecedor, seus custos, sua reputação e desempenho anterior. No final do ano, veja como eles se saíram e se comunicaram. Verifique se eles mudaram de pessoal ou contatos regulares. E veja seus dados. Eles forneceram informações oportunas? Eles foram transparentes sobre seus esforços e habilidades? O nível e a cadência da comunicação foram apropriados?
A maioria dessas informações pode ser registrada e analisada em uma simples planilha ou software de terceiros. Você pode ter centenas de fornecedores, tornando esse processo demorado e complicado. Então, encontre a solução mais fácil de desenvolver e manter para que você possa se concentrar nesses fornecedores de alto risco.
A supervisão desse processo requer uma mentalidade de risco e a assistência de uma equipe multifuncional composta por finanças, compras, operações, garantia de qualidade e controle de qualidade. Além disso, busque informações de funcionários da linha de frente que examinam os caminhões de entrega diariamente e controlam as temperaturas do produto ao recebê-los.
Ao capturar esse fluxo contínuo de dados, você pode ter uma visão contínua do desempenho de seus fornecedores e avisos antes que algo dê errado, sem falar na hora de encontrar um substituto.
Agora que você tem uma visão completa de seus riscos — internos e externos — considere essas melhores práticas para eliminar o medo de sua cadeia de fornecimento.
Concentre-se e socialize o maior risco
Se você gerencia dezenas ou centenas de fornecedores, provavelmente não tem tempo para se concentrar em todos eles. Em vez disso, analise os resultados da sua avaliação e preste atenção às fontes com os níveis de risco mais altos. E então socialize suas classificações de risco em suas equipes multifuncionais. Por exemplo, se os dados sugerirem escassez de produtos em uma região geográfica, informe seu departamento de compras sobre possíveis aumentos de preços e, possivelmente, considere um fornecedor alternativo.
Permita que as equipes internas monitorem e abordem os principais indicadores
A contratação de compras é um exemplo de como aproveitar equipes internas e externas para lidar com suas avaliações de risco e manter a classificação dos fornecedores. Uma das melhores práticas é criar esses indicadores principais, como quando você tem um produto não compatível, condições insalubres em um caminhão de entrega ou embalagem comprometida. As respostas da equipe a esses indicadores melhoram a transparência com as expectativas de desempenho do fornecedor e ajudam a criar uma abordagem coesa para as comunicações com os fornecedores.
Aproveite as equipes multifuncionais
Há muitas coisas que podem ser necessárias para criar seus principais indicadores de risco. Uma equipe multifuncional e consciente dos riscos pode ajudar a conduzir suas avaliações e coletar dados que determinam a saúde de seus fornecedores. Com a ajuda de sua equipe, você saberá se os fornecedores estão atendendo às expectativas, sejam elas certificados de conformidade de análise, entregas no prazo ou qualidade do produto. Todas essas coisas precisam ser avaliadas e monitoradas. E lembre-se de que seus funcionários são os olhos e ouvidos da sua empresa.
Mantenha a confiança com seus fornecedores
Manter a confiança de seu fornecedor é um dos elementos mais importantes de uma mentalidade de risco. Você precisa confiar que eles lhe dirão quando algo der errado em qualquer aspecto de seu trabalho, seja na produção, nos ingredientes ou no transporte, para que você possa planejar contingências. Eles devem informá-lo quando houver mudanças no pessoal-chave de contato, atrasos na produção, escassez de ingredientes ou alterações na fórmula. A transparência bidirecional é fundamental, como informar o fornecedor sobre possíveis mudanças em seus volumes de compras.
Acompanhe seus dados
Mesmo que você tenha dezenas ou centenas de fornecedores, é essencial manter os dados de seus fornecedores em dia. Essas informações documentadas podem incluir problemas que você resolveu, como problemas de inconsistência do produto, atrasos na entrega e verificação do certificado de análise para possíveis problemas, como E.coli e salmonela.
Além disso, avalie rotineiramente a reputação e a saúde dos negócios de seu fornecedor, incluindo tópicos como ética nos negócios, diversidade, equidade e inclusão e condições de trabalho. Você não quer se associar a um fornecedor que trata mal seus funcionários ou os coloca em perigo. Mantenha sua visão de horizontes para se manter atualizado com as mudanças regulatórias, como as criadas pelo BREXIT e as emergentes disputas trabalhistas e barreiras comerciais.
Essa é uma visão de alto nível sobre a eliminação dos riscos dos fornecedores. Entre em contato conosco se quiser saber mais ou se quiser fale com um de nossos consultores para melhorar seu processo de mitigação de riscos ou comece do zero.
