Folha de dicas 09 - Controle e registros de documentos

O manual, os documentos e os registros de segurança de alimentos são a evidência física do sistema SQF da unidade. O manual de segurança de alimentos inclui os procedimentos escritos da unidade, os programas de pré-requisitos e quaisquer outros documentos que apóiam ou fornecem evidências do desenvolvimento, implementação, manutenção e controle do sistema SQF.

Os documentos incluem políticas, procedimentos e formulários que devem ser controlados para estar atualizado e atualizado. Os registros são evidências da execução do plano de segurança de alimentos e inclua coisas como registros de monitoramento, certificados de análise e registros de calibração; eles devem ser atual, de fácil acesso à equipe, armazenado com segurança, mas facilmente recuperável quando necessário.

Objetivos de aprendizagem

• Documente e mantenha um manual de segurança de alimentos
• Preparar e controlar documentos
• Manter e armazenar registros

Elementos de Código Aplicáveis

• 2.2.1
• 2.2.2
• 2.2.3

Termos-chave

Manual de Segurança Alimentar

Procedimentos escritos, programas de pré-requisitos e quaisquer outros documentos que suportem ou fornece evidências do desenvolvimento, implementação, manutenção e controle da unidade Sistema SQF

Controle de documentos

A maneira pela qual os documentos são desenvolvidos, mantidos, distribuídos e/ou usados.

Registros

Documentos que fornecem evidências dos resultados alcançados ou das atividades realizadas.

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Etapas do processo

1. O Manual de Segurança Alimentar
   1. Não há um formato prescrito para o manual; o formato é determinado pela unidade.
      1. Ele pode ser dividido em um manual de políticas separado, manual de segurança de alimentos, etc. ou combinado em um manual. Ele pode ser integrado com outros sistemas operacionais procedimentos ou alojados em um manual SQF separado - a escolha depende de o que melhor se adequa aos negócios da unidade.
   2. O objetivo principal é garantir que o manual esteja em conformidade com os requisitos relevantes do Código Fundamental do SQF e seja facilmente utilizado pela equipe localizada na unidade. Portanto, deve ser breve, conciso e disponível em uma forma e linguagem que atendam às necessidades de acesso, idioma e níveis de alfabetização da equipe operacional.
      1. Ele pode residir em papel ou em formato eletrônico.
2. Controle de documentos
   1. Todos os documentos do sistema de gerenciamento (por exemplo, políticas, procedimentos, especificações, comida) planos de segurança, instruções de trabalho) e quaisquer outros documentos operacionais de referência (por exemplo, regulamentos, requisitos do cliente, instruções do equipamento, etc.), devem ser controlado para garantir sua atualidade e relevância.
      1. Isso inclui modelos para registros que são usados para relatar a calibração, resultados de monitoramento, inspeção e auditoria.
   2. Os documentos podem ser em papel, armazenados eletronicamente ou uma combinação de ambos. Contudo a cópia atual dos documentos relevantes deve estar disponível para funcionários que preciso usá-los.
   3. Uma lista (também conhecida como registro) de documentos e quaisquer emendas aos documentos devem ser mantidos para identificar os documentos atuais em uso.
3. Registros
   1. Os registros coletam e retêm as informações sobre as operações de processamento registradas em formulários, que devem ser claros, concisos, legíveis e precisos.
   2. Os registros devem ser armazenados para não serem danificados para que possam ser recuperados propósitos de investigação. O armazenamento pode ser eletrônico ou em papel.
   3. Os registros devem ser devidamente autorizados e armazenados conforme exigido pela unidade, cliente ou legislação.
   4. Registros eletrônicos são aceitáveis. A unidade deve ter os meios para gerenciar segurança eletrônica de registros, assinaturas eletrônicas de monitores e revisores e os meios para a revisão eletrônica.
   5. Em registros em papel, se ocorrerem erros, uma linha através de uma gravação imprecisa, com a gravação precisa e as iniciais do monitor são usadas com mais frequência na indústria.
   6. O Código SQF não prescreve a duração da retenção dos registros. Em vez disso, pode ser prescrito pela legislação, pelos requisitos do cliente ou pela cobertura do seguro. Além desses requisitos, a regra geral é reter registros para o prazo de validade comercial do produto (ou seja, o tempo máximo antes do consumo). No entanto, para produtos com prazo de validade curto, a unidade deve reter registros além da próxima auditoria de recertificação, no mínimo.

Recursos relevantes

• Skipper, Stephanie L. Como estabelecer um sistema de controle de documentos para conformidade com a ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 e requisitos da FDA Um guia abrangente para projetar um sistema de controle de documentos baseado em processos ASQ Quality Press, 2015
• Sociedade Americana de Qualidade
  • http://asq.org/