La conformité du site ne concerne pas les documents contenus dans un ensemble de dossiers poussiéreux qui n'ont pas vu le jour depuis l'an dernier pour les vérifications internes annuelles. La conformité, c'est vivre, respirer, grandir et changer constamment.
Dans une entreprise où la structure organisationnelle n'est pas conçue pour soutenir ce concept de conformité fonctionnelle, elle peut ressembler à une course où la ligne d'arrivée continue de se déplacer tout juste au-delà de votre portée. Alors, lorsque les défis liés à la lutte contre l'incendie augmentent par rapport aux exigences réglementaires, aux normes de attestation et même aux tendances de consommation, que pouvez-vous faire pour reprendre le contrôle ?
Il waka eke noa.
Ce whakatauk maori (proverbe) signifie littéralement « le canot dans lequel nous sommes tous ensemble ». Si le canot n'est pas ramé en équipe, il tourne en rond. Si le canot est dévié de façon précaire, tout le monde pourrait tomber. La conformité est le waka (canot), et il faut des efforts et un travail d'équipe dans toute l'organisation, du conseil d'administration à la première ligne pour que les choses se déroulent dans la bonne direction.
Dans le modèle organisationnel traditionnel, la conformité est combinée au rôle de contrôle de la qualité ou d'assurance au niveau de la gestion de première ligne ou à un niveau inférieur à celui de la gestion de première ligne, le fondement opérationnel de la pyramide des activités. Il s'agit d'une approche opérationnelle réactive ; il y a peu d'échanges de conformité à la hausse entre la structure opérationnelle et le niveau tactique. Il n'y a aucune possibilité d'échange au niveau stratégique. Dans cette structure, le waka tourne en rond. À l'inverse, si la conformité est le rêve au niveau stratégique, mais qu'aucune ressource ou aucun soutien n'est fourni pour la partie opérationnelle de l'entreprise, le waka est en train de basculer ; tout le monde va tomber.
Le fait d'inverser le modèle opérationnel pour qu'il assume la responsabilité de la conformité dans la structure tactique de l'entreprise permet la communication entre les trois structures de l'entreprise et permet la coordination et l'intégration des actions au-dessus, au-dessous et à l'échelle de l'entreprise. Elle permet une approche procédurale et intègre une boucle de rétroaction dans l'entreprise où la conformité fait partie intégrante de tous les résultats du projet. Nous avons un véritable travail d'équipe ; le waka peut aller de l'avant !
Avec le waka qui va de l'avant, les avantages deviennent plus évidents pour ce modèle. Amélioration et croissance de la marque, réduction des coûts et des risques, et surtout en ce qui concerne la conscience de la conformité à la vie, le moral du personnel est amélioré. La conformité appartient à tout le monde, ce qui entraîne une approche proactive.
Alors, maintenant que vous êtes d'accord avec le waka de conformité, comment contribuez-vous à apporter ce changement dans votre entreprise pour soutenir une culture axée sur la conformité ?
D'abord et avant tout, éduquez-vous. Dans le domaine de la conformité, nous connaissons bien les analyses des écarts commerciaux, mais avez-vous effectué une analyse des écarts personnels ? Où en êtes-vous maintenant ? Où voulez-vous être ? En quoi cela est-il lié à votre rôle actuel au sein de votre organisation ? Tout comme le waka de conformité, votre waka personnel ne peut pas aller de l'avant tant que vous ne vous engagiez pas pleinement. La recherche et le perfectionnement des compétences là où vous voyez vos lacunes personnelles.
La gestion du changement est nécessaire pour orienter le modèle opérationnel ; il est bon de commencer à discuter de la façon dont l'entreprise est désavantagée par sa structure actuelle et les résultats attendus de cette transformation. Des exemples de gains financiers tangibles ou de croissance du marché dans d'autres entreprises qui démontrent une culture de conformité positive aident le niveau stratégique à voir l'orientation opérationnelle requise. Il aide le niveau tactique à fixer des objectifs et à coordonner l'intégration, et aide les Opérations à intégrer ces objectifs dans la gestion des ressources. Lorsque l'entreprise s'engage à faire avancer le waka, un plan de mise en œuvre doit être établi et accepté, puis examiné dans une optique d'amélioration continue.
Il peut être difficile d'amorcer la conversation pour la gestion du changement, et des conversations courageuses ne sont pas faciles. Préparez-vous à la conversation en faisant vos recherches. Encouragez la discussion en demandant la date et l'heure de la réunion. Gérez votre propre énergie émotionnelle et restez calme. Encadrez clairement vos préoccupations et faites preuve de réciprocité avec une écoute active. Reformuler ce que vous avez entendu pour en assurer la compréhension. S'engager à créer une solution ensemble en discutant davantage ou en établissant les prochaines étapes.
La communication est la clé de la conformité, que ce soit au moyen d'une conversation courageuse, de la mise en œuvre de la gestion du changement ou de l'entretien quotidien du système. Pour en savoir plus sur la façon d'utiliser la communication pour créer une culture consciente de la conformité, je vous encourage à participer au laboratoire d'apprentissage sur les styles de communication à la conférence internationale SQF 2019 à San Antonio, au Texas. Nous couvrirons vos styles de communication personnels et vous donnerons les outils pour aider votre équipe à identifier les leurs. Nous parlerons de la façon dont ces styles peuvent se compléter les uns les autres et de la façon de résoudre les conflits entre les styles de communication. Soyez assurés, nous discuterons de la façon dont nous pouvons nous servir pour maintenir notre conformité à l'avenir !
Rendez-vous en novembre ; il waka eke noa !
Par Betty Murie
Gestionnaire de la conformité mondiale
Cuillère à mariage biologique
Betty@wedderspoon.com
