Dans l'industrie aliment, il est essentiel que votre site soit bien entretenu et organisé. Cependant, une installation bien gérée peut quand même être victime d'une mauvaise gestion des documents et des dossiers. L'établissement d'un système documenté de gestion de la salubrité alimentaire peut contribuer à réduire la confusion en milieu de travail grâce à des procédures et des politiques plus précises et plus accessibles et à cerner les possibilités d'améliorer les contrôles de la salubrité alimentaire.
Qu'est-ce que le contrôle des documents ?
Le contrôle des documents fait référence au groupe de pratiques qui garantissent que les documents sont créés, stockés, examinés, distribués et éliminés d'une manière organisée et vérifiable.
La section 2.2 de la partie A du Recueil SQF, édition 9, porte sur la mise en œuvre et le maintien du Code de salubrité des aliments de la SQF. La section décrit les méthodes et les procédures que le site doit utiliser pour satisfaire aux exigences du Code de salubrité des aliments de la SQF dans des documents électroniques ou imprimés. La section 2.2.12 décrit les plans de salubrité des aliments et les bonnes pratiques de fabrication. L'site doit mettre en œuvre un processus par lequel il examine et met à jour les plans de salubrité alimentaire et d'autres aspects du système SQF ; toute modification doit être validée ou justifiée, puis documentée et communiquée.
L'importance de la documentation et de l'organisation des dossiers
Il ne suffit pas d'avoir du personnel qui comprend votre système de gestion de la salubrité alimentaire ; vous devez documenter physiquement de nombreux aspects afin d'assurer une mise en œuvre uniforme et de vérifier son efficacité.
Les principaux documents et dossiers sont les suivants :
- Manuels de salubrité alimentaire
- Politiques et procédures
- Journaux de contrôle
- Études de validation
- Dossiers de vérification
- Dossiers de formation
- Formulaires de mise en circulation des
Il est important de conserver ces documents et dossiers, mais il est primordial de les gérer de façon organisée - c'est au cœur de votre programme de contrôle des documents et de dossiers. Que vous conserviez des fichiers par voie électronique ou par entreposage physique, vous devez vous assurer de la mise à jour et de l'exactitude de vos documents et veiller à ce qu'ils soient accessibles au personnel concerné au besoin.
Préserver les données et les renseignements précieux
Le programme de contrôle des documents est chargé de contrôler la documentation critique des systèmes de salubrité alimentaire et de conserver les données du programme afin d'améliorer les processus et d'assurer une mise en œuvre uniforme. Ces procédures permettront aux établissements de documenter et d'accéder à des données et à des renseignements précieux.
Ces données permettent aux organisations de prendre des décisions éclairées fondées sur des faits, des tendances et des statistiques. Les sites peuvent également utiliser ces données pour améliorer les processus, cerner les possibilités de réduction des coûts, trouver de nouveaux marchés, créer de nouveaux produits et identifier les sources de défaillance.
Maintien d'un processus de documentation
Un système de gestion des documents et des dossiers n'est pas quelque chose que vous créez et oubliez. Le maintien d'un système efficace de gestion de la salubrité alimentaire exige une attention constante à la documentation qui l'appuie. Assurez-vous que votre programme définit la façon dont les documents et les dossiers seront tenus à jour et expliquez comment votre site sera informé de toute mise à jour des normes de l'industrie et de l'information réglementaire.
Programme de contrôle des documents et des dossiers de la SQF
Non seulement les documents et les dossiers assurent la conforme de votre site, mais ils contribuent également à soutenir votre culture de salubrité alimentaire.
La nouvelle collection de gestion des risques du SQF est créée par SQF et conçue pour les équipes interfonctionnelles — pas seulement les praticiens du SQF — et comprend sept cours sur les domaines les plus critiques de la gestion des risques, y compris le contrôle des documents et les dossiers.
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Le Programme de contrôle des documents et des dossiers de la SQF vous aidera à apprendre précisément ce qui doit être documenté, pourquoi le contrôle des documents est essentiel et comment gérer adéquatement les documents et les dossiers essentiels pour faire passer votre culture de salubrité alimentaire de bonne à grande.
Pour en savoir plus sur le contrôle des documents et les dossiers
