Éliminer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement, de la ferme à la table

Par Laura Dunn Nelson, Alchimie Intertek

Remarque : Le blogue ci-dessous complète un récent séminaire numérique SQF365, Stratégies d'atténuation des risques critiques pour votre chaîne d'approvisionnement en constante évolution, organisé en collaboration avec Intertek Alchemy.

Lorsque vous opérez à l'intérieur de vos quatre murs, il est plus facile de cerner les risques liés à la chaîne d'approvisionnement avant qu'ils ne surviennent.

Mais que se passe-t-il lorsque la même diligence doit être appliquée à des zones à l'extérieur de votre établissement ? Plus précisément, je parle de la chaîne d'approvisionnement et de tout ce qui se passe en dehors de vos niveaux immédiats de contrôle et de politiques.

À certains égards, la chaîne d'approvisionnement représente la grande inconnue, un élément non contrôlé qui recoupe vos contrôles de salubrité alimentaire et d'atténuation des risques. C'est là que les produits peuvent ne pas être conformes aux spécifications et introduire des contaminants biologiques, chimiques et physiques. Les produits et fournitures que vous introduisez dans votre production pourraient se détériorer, tomber hors de la plage de température ou inclure des substitutions inattendues.

Si tout cela vous garde éveillé la nuit, voici comment une mentalité d'atténuation des risques pour la chaîne d'approvisionnement peut vous aider.

Commencez par renforcer la résilience

L'approche d'atténuation des risques à l'intérieur de vos quatre murs est semblable à celle que vous appliquez à la chaîne d'approvisionnement. Il s'agit d'une question de comprendre les risques et les menaces, en acceptant qu'elles existent et en prenant les mesures appropriées pour en réduire les effets.

Lorsque vous appliquez la résilience à la chaîne d'approvisionnement, vous avez deux approches : extrinsèque et intrinsèque.

Extrinsèquement, nous demandons aux fournisseurs de prévenir les perturbations et les risques d'approvisionnement, en leur transférant les risques. Par exemple, cette approche exige que les fournisseurs remplissent un certificat d'analyse prouvant leur conformité à toutes les exigences légales, réglementaires et contractuelles qui respectent ou dépassent les normes de l'industrie, y compris un énoncé des ingrédients et une mention de la présence d'allergènes, le cas échéant.

Intrinsèquement, nous surveillons les risques en : suivre de près les différents processus, équipes et fournisseurs pour évaluer les risques au fur et à mesure qu'ils surviennent. Au cours du processus intrinsèque, vous pratiquez l'évitement des risques lorsque les conséquences d'un événement sont trop élevées pour être atténuées et impossibles à tolérer. Vous vous concentrez sur ce que vous pouvez faire, à l'exclusion d'un fournisseur, pour faire face aux perturbations et aux risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

Vous pouvez, par exemple, vérifier le certificat d'analyse et les produits d'essai pour vous assurer que les résultats que vous recevez correspondent à vos propres résultats d'essai. Il se peut que vous ayez à changer de fournisseur, à mettre en œuvre un solide processus d'intégration des fournisseurs, à réduire le volume de produits d'un seul fournisseur ou à élaborer un plan de sauvegarde des fournisseurs basé sur le rendement du fournisseur.

Évaluez les risques liés à votre chaîne d'approvisionnement

Ensuite, vous voudrez effectuer une évaluation annuelle des risques pour les fournisseurs afin de cerner les maillons les plus faibles. dans la chaîne d'approvisionnement aliment mondiale d'un fabricant ou d'un détaillant d'aliment. Cette étape vous permet de rester à l'affût des risques qui pourraient mettre vos produits en danger et d'identifier les fournisseurs qui nécessitent le plus d'attention et de surveillance.

À cette étape, vous pouvez créer une cote de risque du fournisseur en examinant la probabilité du risque, sa gravité potentielle et le rendement du fournisseur.

Les sujets qui vous intéressent peuvent comprendre la quantité de produits que vous achetez auprès d'un seul fournisseur, leurs coûts, leur réputation et leurs performances passées. À la fin de l'année, voir dans quelle mesure ils ont bien fonctionné et communiqué. Vérifiez s'ils ont changé de personnel ou de contacts réguliers. Et regardez leurs données. Ont-ils fourni de l'information en temps opportun ? Étaient-ils transparents au sujet de leurs efforts et de leurs capacités ? Le niveau et la cadence de la communication étaient-ils appropriés ?

La plupart de ces renseignements peuvent être enregistrés et analysés au moyen d'une simple feuille de calcul ou d'un logiciel provenant de tiers. Vous avez peut-être des centaines de fournisseurs, ce qui rend ce processus long et encombrant. Donc, trouver la solution la plus facile à élaborer et à maintenir vous pouvez donc vous concentrer sur ces fournisseurs à risque élevé.

La supervision de ce processus nécessite une attitude axée sur le risque et l'aide d'une équipe interfonctionnelle composée de finances, d'achats, d'opérations, d'assurance de la qualité et de contrôle de la qualité. De plus, demandez des renseignements aux employés de première ligne qui regardent quotidiennement les camions de livraison et qui effectuent la température des produits dès leur réception.

En saisissant ce flux continu de données, vous pouvez obtenir une image continue du rendement de vos fournisseurs et des avertissements avant que quelque chose ne tourne pas rond, sans parler du temps nécessaire pour trouver un remplaçant.

Maintenant que vous avez une vue d'ensemble complète de vos risques, à l'interne et à l'externe, considérez ces pratiques exemplaires pour éliminer la peur de votre chaîne d'approvisionnement.

Se concentrer sur les risques les plus élevés et les socialiser

Si vous gérez des dizaines ou des centaines de fournisseurs, vous n'avez probablement pas le temps de vous concentrer sur tous ces fournisseurs. Examinez plutôt les résultats de votre évaluation et prêtez attention aux sources présentant les niveaux de risque les plus élevés. Ensuite, socialisez vos classements de risque au sein de vos équipes interfonctionnelles. Par exemple, si les données suggèrent des pénuries de produits dans une région géographique, informez votre ministère des achats des augmentations de prix potentielles et, possiblement, envisagez un autre fournisseur.

Permettre aux équipes internes de surveiller et d'aborder les indicateurs avancés

La mise en place d'un processus d'approvisionnement est un exemple de mise à profit d'équipes internes et externes pour réaliser vos évaluations des risques et maintenir le classement des fournisseurs. L'une des pratiques exemplaires consiste à créer ces indicateurs avancés, comme lorsque vous avez un produit non conforme, des conditions insalubres dans un camion de livraison ou un emballage compromis. Les réponses de l'équipe à ces indicateurs améliorent la transparence en ce qui concerne les attentes en matière de rendement des fournisseurs et contribuent à créer une approche cohérente des communications avec les fournisseurs.

Tirer parti des équipes interfonctionnelles

Il y a beaucoup de choses qui peuvent être utilisées dans l'établissement de vos principaux indicateurs de risque. Une équipe interfonctionnelle consciente des risques peut vous aider à mener vos évaluations et à recueillir des données qui déterminent l'état de santé de vos fournisseurs. Avec l'aide de votre équipe, vous saurez si les fournisseurs répondent aux attentes, qu'il s'agisse d'un certificat de conformité d'analyse, de livraisons à temps ou de qualité des produits, toutes ces choses doivent être évaluées et surveillées. N'oubliez pas que vos employés sont les yeux et les oreilles de votre entreprise.

Maintenez la confiance de vos fournisseurs

Le maintien de la confiance avec votre fournisseur est l'un des éléments les plus importants d'une mentalité de risque. Vous devez leur faire confiance pour vous dire quand les choses tournent mal avec un aspect quelconque de leur travail, qu'il s'agisse de production, d'ingrédients ou de transport, afin que vous puissiez planifier les éventualités. Ils devraient vous informer lorsqu'ils ont des changements dans le personnel de contact clé, des retards de production, des pénuries d'ingrédients ou des changements de formule. La transparence bilatérale est essentielle, comme informer le fournisseur des changements potentiels dans vos volumes d'achats.

Tenez-vous au courant de vos données

Même si vous avez des dizaines ou des centaines de fournisseurs, il est essentiel de suivre les données de vos fournisseurs. Ces renseignements documentés peuvent inclure des problèmes que vous avez résolus, comme les problèmes d'incohérence du produit, les retards de livraison et la vérification du certificat d'analyse pour des problèmes potentiels comme E. coli et Salmonella.

De plus, évaluez régulièrement la réputation de votre fournisseur et la santé des affaires, y compris des sujets comme l'éthique des affaires, la diversité, l'équité et l'inclusion, et les conditions de travail. Vous ne voulez pas être associé à un fournisseur qui traite mal ses employés ou qui les met en danger. Maintenez votre analyse de l'horizon pour vous tenir au courant des changements réglementaires comme ceux créés par le BREXIT et des nouveaux conflits de travail et obstacles au commerce.

Il s'agit d'un examen de haut niveau sur l'élimination des risques pour les fournisseurs. Communiquez avec nous si vous souhaitez en savoir plus ou si vous souhaitez parler à l'un de nos consultants pour améliorer votre processus d'atténuation des risques ou recommencer à zéro.